Apa itu Catatan Penggajian?
Catatan Penggajian dapat didefinisikan sebagai daftar semua karyawan perusahaan itu di mana setiap informasi yang berkaitan dengan pembayaran yang dilakukan kepada karyawan yang berhak mereka terima seperti gaji, upah, bonus, pajak, dll dicatat sehingga di setiap Interval dapat ada jalur yang tepat dari setiap pembayaran yang telah dibayarkan kepada karyawan tersebut dari sudut pandang pemberi kerja dan jika terjadi perbedaan maka hal yang sama dapat ditunjukkan dengan mudah dari catatan.
Penjelasan
Catatan Penggajian merupakan segala sesuatu dan segala sesuatu yang berkaitan dengan informasi tentang karyawan perusahaan. Ini menggambarkan jumlah yang dibayar karyawan selama setiap periode waktu. Jangka waktu berbeda dari perusahaan ke perusahaan. Ini bisa harian, mingguan, dua mingguan, setengah bulanan, bulanan, atau periode waktu apa pun, yang sesuai dengan periode pembayaran perusahaan.
Informasi Apa yang Disertakan dalam Catatan Penggajian?
- Informasi terpenting adalah gaji kotor, yang merupakan jumlah di tangan utama yang ditampilkan terlebih dahulu sebelum membuat pengurangan apa pun darinya. Gaji kotor dihitung dengan mengalikan tarif gaji per jam dengan jumlah hari kerja.
- Informasi selanjutnya adalah pemotongan, yang terdiri dari dua jenis seperti pemotongan wajib dan pemotongan sukarela. Ada beberapa jenis pajak seperti pajak profesi, kontribusi JHT dari bagian karyawan, dll.
- Yang terakhir adalah gaji bersih, yang merupakan jumlah akhir setelah membuat semua pemotongan dikreditkan ke akun karyawan.
Bagaimana Cara Mendapatkan Catatan Penggajian Anda?
Seorang karyawan selalu dapat memperoleh catatan penggajiannya dengan meminta majikannya baik secara tertulis / lisan untuk memberinya data penggajian. Majikan harus menanggapi permintaan personel, dan dia harus memberinya rincian dalam batas waktu yang ditentukan sejak tanggal menerima permintaan. Namun, pemberi kerja harus menanggapi permintaan catatan penggajian karyawan dalam waktu biasanya 21 hari.
Berapa Lama Menyimpan Catatan Penggajian Bersertifikat?
Catatan penggajian bersertifikat harus disimpan oleh pemberi kerja setidaknya selama tiga tahun sesuai dengan Fair Labour Standards Act (FLSA) dengan dokumentasi lain seperti catatan penjualan dan pembelian, dll. Catatan penghitungan gaji harus disimpan selama dua tahun , yaitu, kartu waktu, tabel tingkat upah, pekerjaan, jadwal waktu, dan catatan lain tentang penambahan dan pengurangan dari upah dan gaji.
Catatan ini harus terbuka untuk diperiksa oleh penanggung jawab divisi, yang mungkin meminta pemberi kerja untuk melakukan perubahan yang diperlukan. Catatan ini harus disimpan di Kantor Catatan Pusat / di tempat kerja.
Keuntungan
- Sistem memberi kami penghitungan yang mudah, yang membuat seluruh mekanisme pembayaran menjadi sangat jelas.
- Hal ini memfasilitasi akurasi sehingga jumlah yang benar dapat dibayarkan, dan tidak akan menimbulkan perbedaan lebih lanjut.
- Sistem penggajian yang terkomputerisasi mengurangi kemungkinan kesalahan dan memudahkan arus data dan informasi yang dapat dipercaya dan digunakan kembali.
- Sistem ini memiliki struktur yang sesuai untuk pemotongan dan pembayaran yang secara otomatis dicatat dalam catatan untuk digunakan dalam menghitung gaji / upah.
- Ini dapat diperlakukan sebagai opsi cadangan yang aman dan informasi apa pun yang diminta secara retrospektif; catatan itu bisa berguna kemudian.
- Pencatatan sistem penggajian mengembalikan kepercayaan pada karyawan bahwa formulir yang terorganisir dan terdokumentasi dengan benar dipertahankan untuk penghasilan mereka, dan pemotongan apa pun akan dilakukan, untuk itu bukti yang tepat akan ditunjukkan. Di masa depan, jika seorang karyawan menuntut catatan penggajian, perusahaan akan berada dalam posisi untuk memberi mereka cadangan yang tepat tersedia bagi mereka.
- Sistem ini adalah mekanisme yang sangat hemat biaya di mana setiap sen yang dibayarkan / dipotong untuk karyawan dapat dilacak. Sistem memberikan kembali kepada organisasi dalam hal menjaga data dengan benar dan mencegah organisasi dari kerepotan di masa depan.
- Karena sistem ini sangat hemat biaya dari poin sebelumnya, ini menghemat banyak waktu karena tidak memungkinkan adanya perbedaan dan mencegah duplikasi pekerjaan. Untuk setiap periode tetap dari interval, data yang benar memungkinkan organisasi untuk masa depan pekerjaan yang bebas dari kesalahan.
- Dalam kasus pemeriksaan / audit / pemeriksaan latar belakang, jika ada otoritas yang meminta catatan personel, ini bisa menjadi bukti. Ini tidak hanya akan menjadi penyelamat bagi sistem yang terpelihara dengan baik tetapi juga akan membuat perbedaan dalam niat baik perusahaan.
- Ini bisa menjadi alat utama untuk peramalan perusahaan. Sebagian besar keuntungan perusahaan digunakan untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawannya. Jika perkiraan anggaran dapat diprediksi untuk periode waktu mendatang, ini dapat menjadi alat yang hebat untuk memperkirakan biaya dan anggaran masa depan untuk perusahaan.
- Organisasi dapat merencanakan biaya mereka dengan baik dan kemudian membuat cadangan / investasi yang sesuai.
Kekurangan
- Data dan informasi yang disimpan dalam catatan penggajian dapat berisiko terhadap keamanan data, pencurian, atau kebocoran data. Informasi sensitif dapat dibuka jika tidak dilindungi dengan baik.
- Kerugian kedua adalah penipuan dunia maya, yang hampir sangat umum saat ini. Persaingan antar perusahaan dapat menjadi sumber akar masalah ini.
- Akses / kontrol informasi tidak dapat diberikan kepada semua. Hanya orang yang bertanggung jawab atas catatan penggajian yang harus mengetahui informasi tersebut. Orang tersebut harus cukup dapat dipercaya untuk tidak membocorkan data sensitif perusahaan.
- Kerugian terakhir namun tidak kalah pentingnya adalah biaya yang terlibat. Perangkat lunak, operator yang terampil, dan infrastruktur yang diperlukan untuk menyiapkan sistem catatan penggajian sangat besar, dan itu dapat menjadi penghalang bagi beberapa organisasi untuk bertemu.
