Apa itu Manajemen dengan Pengecualian?
Manajemen dengan pengecualian adalah strategi manajemen bisnis yang menyatakan bahwa manajer dan supervisor harus memeriksa, menyelidiki dan mengembangkan solusi hanya untuk masalah-masalah di mana ada penyimpangan dari standar yang ditetapkan, norma, praktik bisnis atau tujuan keuangan lainnya seperti penyimpangan laba, masalah kualitas, masalah infrastruktur, dll. alih-alih memeriksa dan menangani setiap aktivitas bisnis rutin.
Penjelasan
Manajemen dengan pengecualian adalah sistem untuk mengenali dan melaporkan situasi kepada manajemen hanya dalam kasus di mana terdapat kebutuhan aktual dari staf tingkat manajer. Tujuan dasarnya adalah untuk memanfaatkan waktu manajemen dengan cara yang paling efisien dan sebaik mungkin dengan melibatkan mereka hanya jika ada penyimpangan penting dari hasil bisnis rutin atau normal.
Hasilnya, mereka akan memiliki lebih banyak waktu untuk melihat masalah penting yang melibatkan varian utama dan dapat memberikan yang terbaik dalam menyempurnakan masalah sementara masalah kecil lainnya dapat ditangani oleh staf tingkat bawah secara langsung. Ini membantu manajemen untuk mendeteksi dan mengatasi rintangan yang membutuhkan pengambilan keputusan dan mengambil tindakan yang paling sesuai. Dalam sistem ini, manajemen diberikan laporan rinci lengkap komparatif yang ringkas dan tidak bervariasi yang mencakup semua aspek utama masalah.
Bagaimana cara kerjanya?
Manajemen dengan pengecualian bekerja dalam fase berikut-
# 1 - Fase Pengukuran
Di bawah langkah pertama manajemen dengan pengecualian ini, data mengenai operasi bisnis diakumulasikan dan dievaluasi, yang mencakup pengukuran kinerja semua input yang tersedia mulai dari upaya yang digunakan untuk mencapai tujuan bisnis, pengoptimalannya, arus kas, bagaimana sumber daya keuangan. digunakan untuk menyediakan jasa atau barang manufaktur untuk keuntungan, penggunaan dan pemborosan bahan mentah dan ekonominya melalui pembelian, pengolahan dan penyimpanan sampai pengiriman barang jadi.
Semua informasi ini melibatkan hampir semua faktor yang digunakan untuk pengukuran yang dapat diukur, seperti penerapan standar waktu, data stok, data neraca, hasil pemeriksaan barang jadi, stok tersedia untuk dijual, data pemanfaatan mesin, aset lancar, dll.
# 2 - Fase Proyeksi
Fase ini memeriksa pengukuran yang digunakan yang berguna untuk mencapai tujuan bisnis. Berdasarkan data historis, proyeksi disusun dengan menerapkan pengetahuan statistik seperti signifikansi, probabilitas, kepercayaan, standar deviasi, ukuran sampel, korelasi. Setelah ini, rencana dikembangkan sesuai ramalan. Dalam skenario saat ini, strategi prakiraan lengkap diperiksa secara ekstensif dari semua kemungkinan hasil seperti prosedur dan kebijakan yang ada, kemampuan dan kecukupan peralatan dan staf, struktur organisasi, dll. Jika diperlukan, rencana dapat diubah.
# 3 - Fase Seleksi
Di bawah fase ini, setelah menyaring semua rencana secara menyeluruh, yang terbaik dipilih dan diimplementasikan. Oleh karena itu, sistem yang diadopsi, yang menurut manajemen paling baik untuk mencapai tujuan bisnis.
# 4 - Fase Pengamatan
Di bawah fase ini, kemajuan dan kinerja proses dan strategi yang dipilih dimonitor secara berkala. Sistem harus memiliki kualitas seperti itu harus otomatis, dapat diandalkan, dan harus memadai. Kecukupan di sini berarti data harus tepat, tidak terlalu besar atau terlalu kecil, harus sesuai dengan standar yang memuat semua informasi relevan yang diperlukan.
# 5 - Fase Perbandingan
Dalam fase ini, kemajuan pekerjaan dievaluasi dan dibandingkan dengan peta jalan yang telah dirancang sebelumnya untuk mengidentifikasi penyimpangan, jika ada. Bergantung pada sifat penyimpangan, ini dikategorikan sebagai penyimpangan mayor, minor, atau kelas penyimpangan lainnya.
# 6 - Fase Tindakan
Berdasarkan penyimpangan yang diidentifikasi di bawah fase perbandingan, poin tindakan lebih lanjut dikembangkan. Strategi diimplementasikan dengan tujuan untuk membawa kapasitas dan kinerja ke tingkat yang diinginkan atau untuk membuat perubahan apapun dalam ramalan untuk memastikan kinerja yang optimal.
Manajemen dengan Contoh Pengecualian
Contoh Keuangan: Kepala pengontrol keuangan (CFC) Henry Inc. sangat terlibat dalam berbagai pekerjaan, rapat, dan keterlibatan lainnya. Untuk mengurangi beban pekerjaannya, manajemen setelah analisis menyeluruh dikembangkan mengikuti batasan yang ditentukan di luar hal yang perlu dilaporkan ke CFC dan memerlukan persetujuan sebelumnya: -
Penjualan dan pengeluaran ABP adalah $ 8,00,000 dan $ 6,00,000 sedangkan penjualan dan pengeluaran aktual adalah $ 6,00,000 dan 3,00,000. Tentukan apakah masalah tersebut perlu dilaporkan ke CFC?
Larutan:
- Pendapatan: Pendapatan sebenarnya adalah $ 6,00,000 yang lebih dari 50% dari ABP ($ 8,00,000 x 50% yaitu $ 4,00,000) Juga lebih dari $ 5,00,000. Oleh karena itu, materi ini tidak akan dilaporkan ke CFC karena kondisi tidak terpenuhi.
- Pengeluaran: Pengeluaran sebenarnya adalah $ 3,00,000, yang lebih dari 40% dari ABP ($ 6,00,000 x 40%, ie, 2,40,000) dan juga telah melebihi batas $ 2,50,000, di sini masalah menjadi krusial dan perlu dilaporkan kepada CFC untuk analisis lebih lanjut dan pengambilan keputusan untuk koreksi dan pencocokan dengan standar yang ditetapkan.
Pengelolaan dengan Pengecualian vs. Pengelolaan Pasif dengan Pengecualian
Manajemen aktif dengan pengecualian adalah di mana manajemen aktif terlebih dahulu untuk menangani situasi, membantu dalam masalah, dan memiliki partisipasi waktu nyata dalam semua kegiatan dan mengawasi apa yang dilakukan stafnya untuk mengatasi kesalahan sebelum terjadi.
Yang kedua adalah manajemen pasif dengan pengecualian, di mana manajemen menginterupsi hanya ketika tujuan yang diinginkan tidak terpenuhi dan perubahan dalam perencanaan perlu dilakukan, dan tindakan korektif diperlukan. Metode ini biasanya beraksi hanya jika terjadi peristiwa yang tidak biasa. Setiap metode memiliki kepentingannya sendiri dan seseorang dapat memilih salah satunya berdasarkan kebutuhan bisnis.
Pendekatan pasif berguna untuk bisnis yang memiliki lingkungan yang santai dan staf yang memahami peran dan tanggung jawab mereka. Ini dapat membantu mendorong moral staf dan menjadi mandiri. Sementara pendekatan aktif dapat digunakan dengan kurang perhatian, baru mendatang dengan staf yang lebih rendah, organisasi yang lebih ketat karena mereka membutuhkan panduan langkah demi langkah untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Keuntungan
- Ini membantu dalam pemanfaatan waktu sebaik mungkin karena manajer diminta untuk menyelesaikan masalah hanya pada tingkat yang penting.
- Karena manajer bebas dari pekerjaan rutin, mereka dapat menggunakan energi penuh mereka dengan upaya terkonsentrasi pada masalah kritis.
- Karena keterbatasan beban kerja, manajer dapat menjalani analisis secara detail terhadap pekerjaan yang akan dikerjakan.
- Aktivitas dan pengendalian manajemen ditingkatkan oleh manajemen dengan pengecualian.
- Ini membantu dalam mengakses tren masa lalu dan pekerjaan lama dengan mudah.
- Ini memprediksi peluang dan masalah manajemen yang mungkin timbul di masa depan.
- Baik upaya kualitatif maupun kuantitatif terlibat dalam proses ini.
- Ini menurunkan jumlah hasil keuangan dan operasional untuk dilihat oleh manajemen.
- Ini membantu staf yang lebih rendah dan bawahan untuk menerapkan ide-ide mereka sendiri untuk mencapai target yang diinginkan.
Kekurangan
- Ini didasarkan pada hasil sebelumnya yang dibandingkan dengan data saat ini. Karenanya, jika data masa lalu tidak tepat, mungkin ada masalah dalam pengambilan keputusan saat ini.
- Diperlukan kajian, observasi, dan sistem pelaporan yang mendetail, sehingga dibutuhkan seorang analis keuangan yang membuat ringkasan dan laporan serta menyajikannya kepada manajemen sehingga membutuhkan tenaga tambahan.
- Sistem tidak akan memperingatkan sampai masalah terjadi, yaitu bertindak sebagai korektif, bukan pencegahan.
- Itu tidak bisa mengukur perilaku manusia. Oleh karena itu terkadang sulit untuk diterapkan.
Kesimpulan
Manajemen dengan pengecualian adalah strategi manajemen yang mengharuskan manajemen untuk memastikan keterlibatannya hanya dalam kasus di mana terdapat penyimpangan yang tercatat dari standar, norma, dan tolok ukur yang ditetapkan. Ini juga secara tidak langsung membantu meningkatkan moral karyawan karena mereka menjadi bagian dari pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang seharusnya ditangani oleh staf tingkat manajer yang secara tidak langsung memberikan rasa otoritas dan tanggung jawab pada karyawan.
