Apa itu Pembukuan di Excel?
Pembukuan di excel berarti pencatatan transaksi keuangan sehari-hari dari suatu entitas seperti pembelian, penjualan, pembayaran, penerimaan & pengeluaran dalam templat excel. Untuk pencatatan transaksi ke dalam excel, kebutuhan pertama adalah mengatur / menyesuaikan excel sesuai kebutuhan dan kemudian mencatat transaksi sehari-hari di template ini dan menyimpannya di komputer Anda sendiri.
Pembukuan Single Entry di Excel
Dalam sistem entri tunggal, hanya satu sisi dari transaksi yang akan dicatat, dan efek dari transaksi ini hanya akan pergi ke satu tempat. Sedangkan pada sistem akuntansi double entry, setiap transaksi akan dicatat dengan debit dan kredit, dan ini akan mempengaruhi dua akun.
Dalam sistem single entry, transaksi akan dicatat dengan tetap memperhatikan tujuan dan hasil transaksi. Dalam pembukuan single entry, fokus utama akan diberikan pada penerimaan kas dan pembayaran tunai daripada pencatatan setiap pengeluaran dan pendapatan atau aset dan kewajiban.
Cara Membuat Pembukuan di Excel
Langkah # 1: Siapkan templat excel untuk pencatatan transaksi sesuai dengan kebutuhan sambil mempersiapkan entitas yang dapat mengambil bantuan profesional akuntansi.
Langkah # 2: Siapkan bagan akun untuk mencatat dan mengkategorikan transaksi menurut sifat bisnis. Secara umum, bagan akun dibagi menjadi tiga kategori yaitu:
- Pendapatan: Untuk mencatat uang yang masuk ke bisnis.
- Pengeluaran: Untuk mencatat uang yang keluar atau bisnis.
- Harga Pokok Penjualan: Uang yang dihabiskan untuk membuat barang jadi.
Di bawah ini adalah contoh bagan Akun:
Langkah # 3: Siapkan laporan laba rugi dengan bantuan bagan akun untuk mendapatkan laba kotor dan laba bersih selama periode tersebut. Untuk laporan laba rugi bulanan akan disiapkan 12 lembar laporan laba rugi, dan setelah itu akan disiapkan satu lembar laporan laba rugi tahunan dengan menggabungkan 12 lembar laporan laba rugi. Alur laporan laba rugi akan seperti di bawah ini:
Langkah # 4: Siapkan satu lembar excel dimana semua invoice no. akan dicatat sehingga dapat melacak faktur mana yang telah dibayar atau faktur mana yang menunggu pembayaran.
Langkah # 5: Siapkan laporan arus kas untuk memastikan posisi kas entitas.
Langkah # 6: Setelah menyiapkan semua lembar excel di atas untuk menyimpan file ke lokasi yang aman dengan memberikan nama yang tepat ke folder tersebut. Kami juga dapat melindungi file ini dengan kata sandi.
Contoh Pembukuan di Excel
Di bawah ini adalah buku kas untuk 18 April hingga 18 Juni yang disimpan dalam spreadsheet excel, di mana arus masuk dan arus kas keluar telah dicatat dengan menggunakan pembukuan single-entry.
Pada 01.04.2018 Saldo awal kas dan bank adalah $ 1000 setelah menambah dan mengurangi pendapatan dan pengeluaran selama periode tersebut, kami akan mendapatkan saldo penutupan sebesar $ 2564.
Keuntungan
Berikut beberapa keunggulannya:
- Pembukuan dalam templat excel tidak memerlukan keahlian akuntansi khusus; oleh karena itu, mudah untuk menyimpan catatan transaksi.
- Lebih murah karena spreadsheet excel tersedia di setiap komputer / laptop; oleh karena itu, tidak perlu membeli perangkat lunak akuntansi apa pun.
- Excel memiliki berbagai fungsi yang membantu dalam pencatatan transaksi yang mudah seperti penjumlahan, perkalian, VLOOKUP, tabel pivot, makro.
- Excel membantu dalam persiapan berbagai presentasi grafis seperti Bagan, batang, Pai, atau banyak lainnya.
- Beberapa pengguna di kantor dapat mengaksesnya dengan membagikan lembar excel dalam mode yang hanya dapat dibaca di mana hanya satu yang dapat mengubah data di lembar excel, dan yang lain hanya dapat melihat data.
Kekurangan
Berikut adalah kerugiannya:
- Di excel, pengguna pembukuan dapat menyiapkan data sesuai kebutuhan, dan dia mungkin bias saat menyiapkan dan menyajikan data kepada manajemen.
- Perlu memasukkan rumus yang benar karena di excel rumus akan dimasukkan secara manual. Jika ada kesalahan dalam rumus, maka hasilnya akan berubah, dan ini akan mempengaruhi pengambilan keputusan.
- Pembukuan Excel kurang aman daripada pemeliharaan data dalam perangkat lunak akuntansi, dan peretas dapat dengan mudah meretasnya, dan dalam suatu organisasi juga siapa pun dapat mengakses data.
- Ini tidak berguna dan memakan waktu ketika sejumlah besar data dimasukkan ke dalam excel.
- Di excel, tidak mungkin mengimpor data secara otomatis dari perangkat lunak bank atau perangkat lunak lain seperti perangkat lunak akuntansi lainnya, yang memungkinkan kita untuk mengimpor data secara otomatis dari perangkat lunak lain.
Kesimpulan
Pembukuan di lembar excel berguna untuk organisasi yang berada dalam fase awal bisnis dan tidak ingin menambah pengeluaran mereka dengan merekrut tenaga ahli dan membeli perangkat lunak akuntansi. Sangat mudah untuk menjaga transaksi akuntansi menjadi excel dibandingkan dengan pencatatan transaksi di software akuntansi. Namun, pada saat yang sama, ini kurang aman dan tidak berguna untuk banyak transaksi, dan kemungkinan kesalahan sangat tinggi.
