Apa itu Sistem Imprest?
Sistem Imprest adalah jenis sistem akuntansi keuangan yang dirancang untuk melacak dan mendokumentasikan bagaimana uang telah digunakan. Contoh yang paling umum termasuk sistem kas kecil yang memperhitungkan setiap transaksi kas kecil untuk menjaga keseimbangan dalam dana yang sama dengan total penerimaan kas kecil dan kas tambahan yang tersisa di dana.
Contoh
A Ltd sedang berupaya untuk membuat cadangan untuk memelihara semua transaksi kas kecilnya. Sebagai departemen administrasi A ltd, memandu hal yang sama dengan prosedur formal dengan bantuan yang dapat menghasilkan dana tunai kecil. Sistem imprest kas kecil adalah salah satu jenis sistem imprest yang paling umum digunakan untuk mencatat transaksi kecil pada saat tidak nyaman atau tidak praktis bagi pengguna untuk memotong cek.
Rekening kas kecil biasanya mempertahankan jumlah uang tunai yang telah ditentukan sebelumnya yang dapat digunakan untuk berbagai tujuan seperti mengganti pengeluaran karyawan, pembayaran biaya kecil, dll. Sebuah ltd dapat membuat dana kas kecil dengan mengenali dan mencatat semua transaksi kas kecil dengan bantuan dari langkah-langkah berikut-
- Sejumlah uang tunai yang telah ditentukan sebelumnya dialokasikan untuk membuat dana kas kecil. Akun ini secara terpisah dicatat dalam buku besar organisasi.
- Pada langkah selanjutnya, perusahaan harus mengidentifikasi semua pengeluaran nominal yang dibayar dengan uang tunai dan karenanya mendokumentasikan semuanya dalam sistem dengan tanda terima.
- Untuk mempertahankan saldo yang telah ditentukan sebelumnya, perusahaan harus menambah dana kas kecilnya dari waktu ke waktu.
- Perusahaan harus secara teratur memantau dana kas kecil sehingga tidak ada kemungkinan adanya perbedaan antara jumlah kas yang diharapkan dan jumlah kas yang sebenarnya.
- Departemen administrasi harus melakukan proses investigasi yang sesuai jika menemukan ketidaksesuaian.
Keuntungan dari Sistem Imprest
# 1 - Deteksi Penipuan
Sistem Imprest menghilangkan kemungkinan pengeluaran yang tidak sah karena dana ditujukan untuk tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini, sebagai gantinya, membuat pelacakan pengeluaran dan laporan ketidaksesuaian menjadi lebih mudah yang pada akhirnya membantu dalam pendeteksian dan lebih pada menghilangkan kemungkinan penipuan.
# 2 - Pengurangan Kesalahan
Kasir meninjau buku kas kecil secara berkala, dan jika ada kesalahan atau kesalahan, maka hal yang sama dapat dengan mudah dilacak dan diperbaiki.
# 3 - Peraturan Pengeluaran Kecil
Pengeluaran kecil dikelola dengan batasan yang ditentukan dari sistem imprest, yang membuat hampir tidak mungkin bagi kasir kecil untuk membelanjakan lebih tinggi daripada uang tunai kecil yang tersedia di rekening.
# 4 - Mengurangi Beban Kepala Kasir
Buku kas kecil membebaskan buku kas dan Kepala Kasir dari beban pencatatan pengeluaran kecil dan nominal.
# 5 - Metode Sederhana dan Cepat
Dibandingkan dengan metode lain, ini terlalu cepat, sederhana, dapat diakses dan nyaman pada saat yang bersamaan. Metode tersebut dapat dengan cepat digunakan untuk menyediakan dana untuk pembelian karyawan. Ini adalah salah satu metode terbaik yang dikenal untuk melakukan pembelian nominal.
# 6 - Kemudahan dalam Rekonsiliasi
Rekonsiliasi buku kas kecil itu sederhana dan juga tidak rumit.
Kekurangan Sistem Imprest
# 1 - Sistem Usang
Buku kas kecil adalah sistem yang sebagian besar sudah ketinggalan zaman dan tidak efisien, dan tidak memenuhi kebutuhan dan harapan persyaratan perusahaan saat ini. Sekarang ada alternatif yang lebih baik seperti kartu prabayar yang tersedia dengan perusahaan yang dirancang khusus dengan mempertimbangkan kebutuhan dan persyaratan saat ini.
# 2 - Tidak Nyaman untuk Pengeluaran yang Lebih Besar
Salah satu kelemahan utama menggunakan sistem Imprest adalah sistem ini menyebabkan ketidaknyamanan yang sangat besar untuk pengeluaran yang lebih besar. Sistem ini sangat kompatibel dan nyaman untuk pengeluaran yang lebih kecil sementara sebaliknya untuk pengeluaran yang lebih besar.
# 3 - Kesalahan Akuntansi
Karena tidak ada sistem dokumentasi sekunder untuk melacak pengeluaran kas nominal, maka kemungkinan kesalahan akuntansi dalam sistem kas kecil tidak dapat disangkal.
# 4 - Belanja berlebihan
Tidak menetapkan batas pengeluaran untuk setiap transaksi nominal bahkan dapat membuat organisasi berisiko menghadapi pengeluaran berlebihan untuk pembelian.
# 5 - Pencurian
Dengan tidak adanya kontrol yang tepat, rekening kas kecil perusahaan dapat disalahgunakan oleh karyawan, dan akan menjadi sulit untuk mengetahui siapa yang mengambil kas tersebut.
# 6 - Penyalahgunaan
Dengan tidak adanya kontrol yang memadai, ada kemungkinan besar hal yang sama disalahgunakan oleh karyawan perusahaan karena kas kecil adalah salah satu jenis aset likuid.
Poin Penting
- Biasanya, dana kas kecil dipantau oleh kustodian yang membantu menangani rekening dan mengeluarkan uang tunai kepada karyawan perusahaan. Sebagai imbalannya, yang terakhir memberikan tanda terima yang benar-benar terkait dengan bisnis.
- Dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang telah ditentukan sebelumnya, dan hal yang sama dicatat dalam buku besar entitas.
- Departemen administrasi sebuah organisasi dibebani dengan tanggung jawab memelihara buku kas kecil.
- Semua pengeluaran yang dibayar dari dana kas kecil harus didokumentasikan bersama dengan kuitansi.
- Sistem imprest juga dapat digunakan untuk menutupi gaji karyawan, dividen, insentif, bonus, penghargaan, dan biaya perjalanan juga.
Kesimpulan
- Rekening kas kecil adalah sistem Imprest yang banyak digunakan di mana pengeluaran nominal dicatat. Sistem kas kecil adalah metode langsung dan ramah pengguna yang memungkinkan pengisian kembali semua pengeluaran. Sistem tersebut di atas dapat membantu organisasi dalam berbagai cara.
- Organisasi dapat menggunakan sistem kas kecil untuk mengurangi kesalahan, menghilangkan penipuan, mengontrol pengeluaran kecil, mengurangi beban kasir senior, dan lainnya.
- Tetapi pengguna sistem Imprest juga harus menyadari beberapa kekurangannya seperti kemungkinan pencurian, penyalahgunaan, pengeluaran berlebih, dll. Dan memanfaatkan hal yang sama. Oleh karena itu, organisasi harus merancang serangkaian kebijakan yang menentukan bagaimana uang tunai harus ditangani untuk menghindari semua masalah terkait.
