Buku Besar Hutang Usaha (Definisi, Contoh) - Selangkah demi selangkah

Daftar Isi

Definisi Buku Besar Hutang

Definisi Buku Besar Hutang

Buku Besar Hutang, juga dikenal sebagai buku besar kreditur, adalah buku besar pembantu yang mencantumkan rincian pemasok atau vendor perusahaan yang berbeda bersama dengan saldo akun mereka yang menyoroti jumlah hutang perusahaan.

Ini melacak informasi pembayaran khusus untuk setiap faktur, termasuk:

Tanggal faktur
Nomor faktur
Nama Pemasok / Vendor
jumlah pesanan
Jumlah Hutang

Saldo akun buku besar untuk hutang dibandingkan dengan saldo buku besar hutang akhir untuk memastikan bahwa kedua akun cocok. Perbandingan tersebut dibuat sebagai bagian dari proses penutupan akhir periode (triwulanan / tahunan).

Contoh Buku Besar Hutang

Mari kita analisis contoh di bawah ini untuk lebih memahami:

Transaksi pembelian Titan Sports Gear Company adalah:

12 Maret: Membeli $ 20.000 persediaan barang dagangan, dengan ketentuan 2/15 n 45, tujuan FOB dari Pemasok Mighty Sun
18 Maret: Mengembalikan barang dagangan senilai $ 3.000, yang rusak selama pengiriman 12 Maret.
27 Maret: Membayar barang dagangan untuk pembelian 18 Maret dari Pemasok Mighty Sun dikurangi pengembalian dan diskon.

Transaksi akuntansi dicatat dengan metode persediaan perpetual dalam entri jurnal hutang berikut:

Beli Jurnal

Persediaan Barang Dagang A / C Dr… $ 20,000

A / C Hutang Dagang… $ 20.000

Jurnal Pencairan Uang Tunai

Jurnal umum

Jurnal-jurnal ini selanjutnya akan diposting di Hutang Dagang seperti di bawah ini:

Akun Vendor: Pemasok Mighty Sun

Buku besar vendor / anak perusahaan akan diperbarui untuk Might Sun Suppliers sebagai:

Seperti yang dapat kita lihat dari tabel di atas, saldo vendor untuk Mighty Sun Suppliers adalah $ 0 (NIL), dan saldo hutang dagang juga $ 0 (NIL). Karena keduanya sama persis, tidak penting untuk menyiapkan seluruh jadwal hutang dagang. Jika ada jumlah saldo yang tertunda, jadwal terpisah dari hutang akan diminta untuk dibuat.

Perlakuan atas Piutang Usaha juga akan serupa.

Namun, perlu ada kehati-hatian dan konsistensi yang harus dipertahankan. Contoh ini hanya untuk satu pemasok dan satu bulan. Mungkin ada banyak entri dan banyak vendor untuk sebuah perusahaan. Oleh karena itu, harus ada mekanisme yang tepat dan tidak ada ruang untuk kesalahan karena rekonsiliasi bisa menjadi tugas yang sulit.

Masalah dalam Pencocokan

Di bawah ini adalah cara-cara di mana kontrol Buku Besar dapat tidak sinkron dengan Hutang:

Entri manual telah dibuat di salah satu buku, dan tidak ada catatan lain yang disimpan. Ini akan mempersulit rekonsiliasi.
Posting ke General Ledger (GL) dari modul Hutang usaha mungkin telah dimatikan pada suatu saat. Ini terutama dalam kasus pencatatan entri yang terkomputerisasi.
Tugas pengeposan mungkin terganggu karena kesalahan manusia atau listrik mati selama pekerjaan itu. Log transaksi harus dipertimbangkan untuk entri out-of-balance. Jika satu batch lengkap hilang, riwayat faktur harus dibandingkan dengan buku besar.
Ada kemungkinan semua pengeposan terjadi dengan sukses pada saat entri, tetapi file rusak sementara. Sebagai metode pencegahan, salinan file harus disimpan dalam format fisik atau elektronik.

Keuntungan dari Buku Besar Hutang

Buku besar ini dapat menawarkan gambaran singkat dari saldo vendor saat ini.
Ini berguna sebagai model untuk pengendalian internal dan tujuan audit.
Manajer dan pembukuan dapat membandingkan saldo anak perusahaan dengan saldo buku besar untuk mencegah kesalahan.
Ini lebih membantu dalam pemisahan tugas di antara karyawan. Akan ada karyawan terpisah yang mencatat transaksi dan satu lagi memeriksa potensi kesalahan. Ini akan memastikan efisiensi dan kontrol internal yang kuat.
Informasi ini dapat digunakan untuk membuat laporan penuaan yang selanjutnya akan menampilkan nama vendor dengan pemberitahuan jatuh tempo individu. Ini juga menyoroti jumlah terutang untuk setiap faktur yang belum dibayar. Perubahan arus kas yang disebabkan juga akan disorot.
Selain itu, jika terjadi peningkatan jumlah tagihan yang terlambat, hal itu mungkin menyoroti masalah dengan penagihan piutang. Ini menunjukkan bahwa pelanggan membutuhkan waktu lebih lama dari biasanya untuk membayar, yang mungkin memerlukan perhatian segera.

Kesimpulan

Keberadaan buku besar Hutang Usaha tidak wajib tetapi lebih disukai untuk menjaga agar pembukuan tetap bersih dan teratur. Buku besar tersebut membantu dalam melacak pembayaran piutang dan hutang selama beberapa tahun. Ini juga merupakan alat penting selama proses audit dan dapat berhasil ditautkan jika menyelidiki entri individu.

Chartered Accountant atau individu dengan gelar dalam latar belakang perdagangan dapat melakukan tugas-tugas tersebut, yang memudahkan kantor kecil dan vendor untuk mempertahankan akun tersebut.

Artikel yang Direkomendasikan

Artikel ini telah menjadi panduan untuk Buku Besar Hutang dan definisinya. Di sini kami membahas bagaimana menyiapkan buku besar hutang dagang bersama dengan contoh dan penjelasan praktis. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang akuntansi dari artikel berikut -