Struktur Rincian Kerja Excel
Struktur rincian kerja (WBS) di excel digunakan untuk secara visual mewakili urutan tugas dan aktivitas proyek yang berbeda, jadwal sumber daya selama perencanaan proyek. Ini memungkinkan kami untuk membagi atau membagi proyek menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dikelola dengan mengklasifikasikan tugas proyek ke dalam hierarki peristiwa yang selanjutnya dibagi menjadi serangkaian tugas yang tidak bergantung pada tugas lain untuk diselesaikan. Juga, digunakan untuk mengalokasikan peralatan, biaya, bahan, tenaga kerja, dan durasi waktu yang cocok untuk penyelesaian setiap tugas.
Bagaimana cara membuat struktur rincian kerja di Excel?
Contoh 1
Ada templat yang tersedia untuk Templat Perincian Kerja di Excel. Dengan templat ini, kita dapat membuat dua jenis struktur rincian kerja:
Struktur Pohon
Struktur ini terlihat sebagai berikut:
Tampilan Tabular
Ini terlihat seperti di bawah ini:
Langkah 1: Mengumpulkan masukan
Sebelum pembuatan WBS, diperlukan beberapa masukan. Input dari WBS terdiri dari:
- Pernyataan Lingkup Proyek: Ini adalah deskripsi rinci tentang tugas dan hasil proyek
- Pernyataan Persyaratan: Ini adalah deskripsi rinci dari hasil yang akan dikirimkan
- Aset Proses Organisasi: Ini termasuk kebijakan, pedoman, templat, prosedur, rencana organisasi
- Rencana Manajemen Lingkup Proyek: Ini adalah dokumen yang membantu untuk memahami bagaimana perubahan lingkup proyek dapat ditangani
Langkah 2: Mengumpulkan Tim dan Pemangku Kepentingan
Langkah ini melibatkan mengidentifikasi siapa yang dapat membantu membuat WBS. Ini membutuhkan kolaborasi dengan anggota tim. Misalnya, anggota tim dapat membantu mencatat semua tugas untuk penyelesaian proyek.
Langkah 3: Menentukan representasi dan pendekatan WBS
Representasinya bisa berupa tampilan tabel atau struktur pohon seperti dijelaskan di atas. Misalnya, untuk proyek tertentu, dua tampilan WBS adalah sebagai berikut:
Langkah 4: Menentukan kiriman utama dan level
Ini termasuk memecah kiriman utama menjadi komponen dan level tambahan. Ada tiga level dalam WBS. Yang pertama adalah proyek lengkap, yang kedua mencakup semua kiriman yang diperlukan untuk penyelesaian proyek, dan yang ketiga mencakup pembagian atau pemecahan kiriman menjadi bagian-bagian yang lebih kecil seperti paket pekerjaan. Paket pekerjaan memiliki aturan yang terkait dengannya, yaitu tidak boleh selesai dalam waktu kurang dari 8 atau lebih dari 80 jam. Aturan 8/80 ini diterapkan hanya untuk paket kerja karena ini adalah elemen yang ditugaskan ke anggota tim bersama dengan tenggat waktu yang ditetapkan.
Langkah 5: Aturan 100%
Aturan ini menyatakan bahwa setiap tingkat kerusakan di WBS harus memiliki semua elemen pengiriman yang mewakili 100% pengiriman induknya. Aturan ini penting untuk memastikan bahwa tidak ada duplikat. Untuk ini, perlu untuk memastikan bahwa jumlah dari semua kiriman WBS menambahkan hingga 100% dari proyek lengkap. 100% harus diterapkan ke semua sub-level untuk hasil yang optimal.
Langkah 6: Skema Penomoran
Setelah menentukan komponen WBS, setiap komponen diberi nomor yang dapat disebut sebagai ID WBS. Ini mewakili lokasi dalam struktur WBS di mana setiap tingkat WBS ditempatkan. Pada tingkat pertama, nomor atau ID pertama harus 1, dan komponen berikutnya diberi nomor secara berurutan. Misalnya, 1.1 akan ditetapkan untuk elemen sub-level pertama, 1.1.1 untuk elemen sub-level selanjutnya. 1.2 akan ditetapkan untuk sub-elemen tingkat pertama lainnya.
Langkah 7: Kamus WBS
Ini adalah dokumen yang menjelaskan semua elemen WBS.
Jadi setelah semua langkah ini, template WBS akan seperti di bawah ini:
Deskripsi tugas dapat diberi indentasi baik secara manual menggunakan tombol 'Indentasi' pada tab 'Beranda' atau menggunakan pemformatan bersyarat. Selain itu, pendekatan lain dapat dengan membuat daftar di mana skema penomoran juga merupakan bagian dari Deskripsi Tugas sehingga tidak diperlukan indentasi tambahan.
Contoh # 2
Saat mendekomposisi proyek, kami sekarang menyiapkan Excel untuk mengakses atau menerima data. Sekarang mari kita lihat di bawah bagaimana kita dapat membuat satu template seperti itu di Excel:
Langkah 1: Buat kolom di bawah ini di bagian atas:
- ID Tugas
- Deskripsi Tugas
- Pendahulu
- Pemilik
- Wewenang
- % Penyelesaian
- Mulai tanggal
- Tanggal Berakhir
- Kirim ke
Langkah 2: Setelah pembuatan kolom ini, sel harus diformat. Pertama, kami memformat ID Tugas sel. Untuk memformatnya, pertama-tama kita menyorot kolom yang ditujukan untuk nomor ID Tugas dengan mengklik huruf di bagian atas kolom. Klik kanan pada kolom yang dipilih dan kemudian pilih 'Format Cells' -> 'Number' dan setel tempat desimal ke 1. Selanjutnya, kita format kolom: Pendahulu, yang akan melacak ketergantungan tugas. Ini akan diatur dengan cara yang sama seperti 'ID Tugas'. 'Tanggal Mulai' dan 'Tanggal Berakhir' akan diatur untuk menerima tanggal yang dimasukkan.
Langkah 3: Masukkan data.
Langkah 4: Selanjutnya kita dapat menggunakan pemformatan bersyarat untuk berbagai tugas, misalnya, katakanlah kita ingin menyoroti tugas yang terkait dengan kiriman tertentu, atau ditugaskan ke anggota tertentu, atau tugas yang jatuh tempo dalam rentang waktu tertentu
Langkah 5: Kita juga bisa melihat fitur 'data bar' untuk mewakili kolom seperti '% Completion graphically'. Fitur ini dapat diakses di dropdown 'Conditional Formatting'.
Hal-hal untuk diingat
- Untuk membuat WBS yang efisien, kata benda harus digunakan daripada kata kerja untuk menjaga fokus pada kiriman.
- Hirarki atau struktur pohon harus digunakan untuk menggambarkan hubungan kiriman untuk lingkup proyek.
- Saat menelusuri tingkat WBS, aturan 100% harus diikuti.
- WBS harus dibangun secara kolaboratif dengan semua anggota.
- Tingkat atas WBS mewakili proyek akhir.
- Setiap durasi tugas tidak boleh lebih dari 10 hari.
- Setiap tugas harus unik, dan tidak boleh ada duplikat.
- Ini dapat membantu dalam estimasi biaya rinci.
