Mengelompokkan Baris di Excel
Pengorganisasian data besar dengan menggabungkan data subkategori adalah proses dan ini disebut " Pengelompokan Baris " di excel. Ketika jumlah item dalam baris tidak penting maka kita dapat memilih baris grup yang tidak penting tetapi melihat subtotal baris tersebut saja. Ketika baris data sangat besar, menggulir ke bawah dan membaca laporan dapat menyebabkan pemahaman yang salah sehingga pengelompokan baris membantu kami menyembunyikan jumlah baris yang tidak diinginkan.
Jumlah baris juga panjang bila lembar kerja berisi informasi atau data rinci. Sebagai pembaca laporan data, mereka tidak ingin melihat baris yang panjang; sebaliknya, mereka hanya ingin melihat tampilan mendetail, tetapi pada saat yang sama, jika mereka memerlukan informasi detail lainnya, mereka hanya memerlukan tombol untuk memperluas atau menciutkan tampilan sesuai kebutuhan.
Pada artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengelompokkan baris di excel dengan perluas / tutup untuk memaksimalkan teknik tampilan laporan.
Bagaimana Mengelompokkan Baris di Excel dengan Perluas / Ciutkan?
Misalnya, lihat data di bawah ini.
Pada tabel data di atas, kami memiliki data penjualan dan biaya terkait kota dan negara bagian, namun saat Anda melihat dua baris pertama dari data, kami memiliki negara bagian "California" dan kota tersebut adalah "Los Angeles", tetapi penjualan terjadi pada tanggal yang berbeda, sehingga sebagai pembaca laporan, semua orang lebih suka membaca penjualan berdasarkan negara bagian dan penjualan berdasarkan kota dalam satu kolom, sehingga dengan mengelompokkan baris kita dapat membuat tampilan ringkasan satu baris.
Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengelompokkan baris di excel.
Langkah 1: Pertama buat subtotal seperti di bawah ini.
Langkah 2: Sekarang pilih baris negara bagian pertama (California City), tidak termasuk subtotal.
Langkah 3: Buka tab DATA dan pilih opsi "Grup".
Langkah 4: Klik pada daftar drop-down di excel "Grup" dan pilih "Grup" lagi.
Langkah 5: Sekarang, Anda akan ditanya apakah akan mengelompokkan baris atau kolom. Karena kita mengelompokkan " Rows " , pilih baris dan klik ok.
Langkah 6: Saat Anda mengklik "Ok," Anda dapat melihat garis sambungan di sisi kiri.
Klik pada ikon " MINUS " dan lihat keajaibannya.
Sekarang kita hanya bisa melihat berapa ringkasan total untuk kota "California", lagi, jika Anda ingin melihat ringkasan detail kota, Anda dapat mengklik ikon "PLUS" untuk memperluas tampilan.
Sekarang lagi, pilih kota " Colorado " dan klik opsi " Grup ".
Sekarang ini akan mengelompokkan untuk negara bagian " Colorado ".
Kelompokkan dengan Menggunakan Tombol Pintas
Dengan shortcut sederhana di excel, kita dapat mengelompokkan baris atau kolom yang dipilih dengan sangat mudah. Tombol pintas untuk mengelompokkan data dengan cepat adalah SHIFT + alt = "" + Tombol Panah Kanan.
Pertama, pilih baris yang perlu dikelompokkan.
Sekarang tekan tombol pintas SHIFT + alt = "" + Tombol Panah Kanan untuk mengelompokkan baris ini.
Di atas, kita telah melihat bagaimana mengelompokkan data dan bagaimana mengelompokkan baris dengan opsi perluas dan tutup dengan menggunakan ikon PLUS & MINUS.
Satu-satunya masalah dengan metode di atas adalah kita perlu melakukan ini untuk setiap status secara individual, jadi ini membutuhkan banyak waktu ketika ada banyak status yang ada. Apa reaksi Anda jika saya mengatakan Anda dapat mengelompokkan hanya dengan satu klik ???
Luar biasa, bukan? Dengan menggunakan “ Auto Outline, ” kita dapat mengelompokkan data secara otomatis.
Contoh # 1 - Menggunakan Garis Besar Otomatis
Hal pertama yang perlu kita lakukan adalah membuat baris subtotal.
Sekarang tempatkan kursor di dalam rentang data. Di bawah tarik-turun Grup, kita dapat melihat satu opsi lagi selain "Grup", yaitu " Kerangka Otomatis ".
Saat Anda mengklik opsi "Auto Outline" ini, itu akan mengelompokkan semua baris yang ada di atas baris subtotal.
Seberapa keren ini ??? Sangat keren, bukan ??
Contoh # 2 - Menggunakan Subtotal
Jika mengelompokkan baris untuk masing-masing kota merupakan satu masalah, bahkan sebelum mengelompokkan baris, ada masalah lain, yaitu menambahkan baris subtotal.
Ketika ada ratusan negara bagian, itu adalah tugas yang sulit untuk membuat baris subtotal untuk setiap negara bagian secara terpisah, sehingga kita dapat menggunakan opsi "Subtotal" untuk membuat subtotal dengan cepat untuk kolom yang dipilih.
Misalnya, kami memiliki data seperti di bawah ini sebelum membuat subtotal.
Di bawah tab Data, kami memiliki opsi yang disebut " Subtotal " tepat di sebelah opsi " Grup ".
Klik opsi ini dengan memilih salah satu sel dari rentang data; itu akan muncul di bawah opsi pertama.
Pertama, pilih kolom yang perlu memiliki subtotal; dalam contoh ini, kita memerlukan subtotal untuk "Status" , jadi pilih yang sama dari daftar tarik-turun "Pada setiap perubahan".
Selanjutnya, kita perlu memilih jenis fungsi karena kita menambahkan semua nilai untuk memilih fungsi " Sum " di excel.
Sekarang pilih kolom yang perlu dijumlahkan. Kami membutuhkan ringkasan kolom " Penjualan & Biaya " jadi pilih yang sama. Klik "Oke".
Kami akan memiliki baris subtotal cepat.
Apakah Anda memperhatikan satu hal yang istimewa dari gambar di atas ???
Ini secara otomatis mengelompokkan baris untuk kami !!!!
Hal-hal yang Perlu Diingat di sini
- Tombol pintas pengelompokan baris adalah Shift + alt = "" + Tombol Panah Kanan.
- Data kebutuhan subtotal harus diurutkan.
- Kerangka Otomatis mengelompokkan semua baris di atas baris subtotal.
