Apa itu Analisis Pareto?
Analisis Pareto adalah teknik pengambilan keputusan berdasarkan aturan 80/20 dimana 80% keuntungan proyek dapat dicapai oleh perusahaan dengan melakukan 20% pekerjaan atau 80% masalah perusahaan ditelusuri hingga 20% penyebab. Teknik pengambilan keputusan ini memisahkan sejumlah faktor masukan yang secara statistik memiliki pengaruh terbesar pada hasil baik yang diinginkan maupun yang tidak diinginkan. Ditemukan bahwa analisis ini dapat diterapkan di berbagai bidang, dari ekonomi hingga pengendalian kualitas.
Langkah Analisis Pareto
Langkah-langkah yang termasuk dalam analisis tersebut meliputi:
- Identifikasi dan Pencatatan Masalah - Langkah pertama adalah mencatat semua masalah yang perlu diselesaikan dengan mengambil masukan dari berbagai cara seperti klien, anggota tim, survei, dll.
- Identifikasi Akar Penyebab - Setelah mengidentifikasi masalah, akar penyebabnya harus diidentifikasi menggunakan teknik yang berbeda.
- Skor Masalah - Penilaian masalah harus dilakukan dengan memberikan nomor untuk masing-masing masalah tergantung pada masalah yang ingin dipecahkan.
- Pengelompokan Masalah - Setelah mencetak masalah, masalah harus dikelompokkan berdasarkan akar masalahnya.
- Menjumlahkan Setiap Skor Grup - Skor dari setiap grup penyebab kemudian akan ditambahkan sebagai grup dengan skor tertinggi dengan diberi prioritas tertinggi, dan skor terendah akan diberi prioritas terendah.
- Mengambil Tindakan yang Diperlukan - Terakhir, kembangkan dan terapkan rencana tindakan untuk tujuan memecahkan masalah dengan fokus pada masalah dengan nilai terbesar terlebih dahulu.
Contoh Analisis Pareto
Tuan X adalah pemilik service center yang tidak berfungsi dengan baik seperti yang diharapkan. Tuan X mengkhawatirkan hal yang sama dan ingin menyelesaikan masalah serta meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan. Dia memutuskan untuk melakukan analisis Pareto.
Langkah 1: Identifikasi dan Daftar Masalah
Tuan X mendaftar masalah dengan bantuan jumlah keluhan yang diterima oleh pusat layanan.
- Panggilan telepon tidak diangkat dengan cepat.
- Staf di pusat layanan tidak memiliki pengetahuan yang cukup untuk menyelesaikan keluhan pelanggan.
- Tidak ada waktu tetap bagi staf teknik untuk datang ke pusat tersebut. Oleh karena itu, pelanggan mungkin harus menunggu lebih lama.
- Semua bagian dari gadget tidak tersedia, jadi; pelanggan mungkin perlu berkunjung untuk kedua kalinya setelah melakukan pemesanan.
- Staf terlalu sedikit karena mereka berada di bawah tekanan.
- Masalahnya bisa diselesaikan melalui telepon yang meminta pelanggan mengunjungi pusat tersebut.
Langkah 2: Identifikasi Akar Penyebab
Setelah mengidentifikasi masalah, akar penyebabnya diidentifikasi, seperti yang ditunjukkan pada tabel.
Langkah 3: Nilai Masalah
Untuk menilai masalah, diambil jumlah pengaduan sebagai dasar yang diterima oleh pusat layanan. Skor ditunjukkan pada tabel di bawah ini.
Langkah 4: Mengelompokkan Masalah
Setelah menilai masalah, masalah harus dikelompokkan bersama berdasarkan akar masalahnya. Dalam kasus ini, ada tiga akar penyebab, yang meliputi terlalu sedikit staf di pusat, kurangnya pelatihan, dan organisasi yang buruk.
Langkah 5: Menjumlahkan Setiap Skor Grup
Skor dari setiap kelompok penyebab kemudian akan ditambahkan sebagai kelompok dengan skor tertinggi dengan diberikan prioritas tertinggi, dan skor terendah akan diberikan prioritas terendah.
Kurangnya masalah pelatihan dengan skor tertinggi dengan diberikan prioritas tertinggi.
Langkah 6: Mengambil Tindakan yang Diperlukan
Terakhir, kembangkan dan terapkan rencana tindakan untuk tujuan memecahkan masalah dengan fokus pada masalah dengan nilai terbesar terlebih dahulu. Jadi, Pak X harus lebih fokus memberikan pelatihan kepada staf karena, dengan ini, dia akan mendapatkan manfaat terbesar. Setelah ini dilakukan, ia harus melihat peningkatan jumlah staf.
Keuntungan & Kerugian Analisis Pareto
Keuntungan
- Analisis pareto adalah salah satu alat yang ampuh untuk memecahkan masalah yang sederhana dan efektif. Meskipun teknik ini didasarkan pada penemuan sebagian besar 20% dari penyebab mendasar yang bertanggung jawab atas 80% masalah, teknik ini tetap dapat digunakan untuk solusi di mana aturan 80:20 tidak berlaku.
- Keterampilan pemecahan masalah dari orang yang melakukan analisis ini dapat ditingkatkan karena memungkinkan orang tersebut untuk mengatur masalah yang berkaitan dengan pekerjaan menjadi fakta yang kohesif, dan setelah fakta-fakta ini diuraikan dengan jelas, perencanaan dapat dimulai untuk menyelesaikan masalah.
- Prosedur dan proses yang diikuti saat membuat perubahan pada umumnya didokumentasikan saat melakukan analisis ini, yang akan membantu dalam persiapan yang lebih baik dan perbaikan dalam pengambilan keputusan di masa depan.
Kekurangan
- Analisis pareto yang dilakukan tidak memberikan solusi untuk masalah; melainkan hanya membantu dalam mengidentifikasi beberapa penyebab signifikan yang bertanggung jawab atas sebagian besar masalah.
- Analisis ini didasarkan pada informasi masa lalu yang mungkin tidak berguna bagi pemilik usaha kecil karena itu mungkin tidak mewakili situasi perusahaan saat ini dengan benar.
- Keberhasilannya bergantung pada akurasi penilaian masing-masing masalah. Bisnis yang gagal memberikan skor yang tepat terhadap setiap faktor di diagram Pareto akan mendapatkan hasil yang tidak akurat.
Poin Penting Analisis Pareto
- Ide aturan 80:20 menyatakan bahwa 80% keuntungan proyek dapat dicapai oleh perusahaan dengan mengerjakan 20% pekerjaan, atau 80% masalah perusahaan ditelusuri ke 20% penyebab.
- Setiap masalah diberi skor numerik berdasarkan tingkat dampaknya.
Kesimpulan
Analisis Pareto adalah teknik untuk memprioritaskan pekerjaan pemecahan masalah sehingga sejumlah masalah dapat diselesaikan. Hal tersebut didasarkan pada prinsip Pareto yang juga dikenal dengan aturan 80/20 dimana gagasan aturan 80/20 menyatakan bahwa 80% keuntungan proyek dapat dicapai oleh perusahaan dengan melakukan 20% pekerjaan. atau 80% masalah perusahaan ditelusuri ke 20% penyebab. Ini tidak hanya menunjukkan masalah yang paling penting tetapi pada saat yang sama, juga memberikan skor yang menunjukkan tingkat keparahan masalah.
