Apa itu Pencocokan Tiga Arah?
Three-way matching adalah konsep dimana transaksi pembelian yang tidak sah dapat dilacak melalui pemeriksaan silang dalam tiga cara yaitu penerimaan konfirmasi pesanan (purchase order), penerimaan pesanan dan keabsahan faktur yang dihasilkan melalui informasi. dari departemen yang berbeda untuk menghilangkan transaksi yang tidak sah dan meningkatkan pengendalian internal.
Penjelasan
Organisasi Besar membeli inventaris dengan prosedur operasi standar sesuai dengan kebijakan organisasi. Oleh karena itu, kontrol ganda diperlukan untuk membatasi transaksi yang tidak sah. Ini adalah ukuran kontrol untuk mengotorisasi transaksi yang valid. Dalam prosedur tiga arah, sebagian besar pembelian dikendalikan melalui verifikasi silang. Jika ada kesalahan pada langkah mana pun, maka jumlah tersebut tidak dapat diambil dari faktur sampai kesalahan tersebut diselesaikan dengan menerima konfirmasi atau dengan faktur yang direvisi dari pemasok. Ini juga merupakan salah satu metode manajemen risiko karena risiko pembayaran kepada orang yang tidak berwenang atau terhadap tagihan palsu harus dikendalikan. Terkadang ini menjadi prosedur yang panjang, tetapi ini adalah cara paling efektif untuk mengelola risiko.
Proses Pencocokan Tiga Arah
- Prosedur operasi standar untuk pembelian mencakup pemesanan ketika stok mencapai tingkat pemesanan ulang, penerimaan kutipan, pemrosesan kutipan ke departemen pembelian dan setelah itu departemen pembelian akan memutuskan dari mana pembelian pemasok akan dilakukan berdasarkan harga, kualitas dan reputasi. dari pemasok dan terakhir menerbitkan pesanan pembelian.
- Atas dasar pesanan pembelian, pembelian harus dilakukan. Setelah menerima pesanan pembelian, pesanan penerimaan akan diterbitkan oleh departemen manajemen inventaris, dan kemudian faktur akan diteruskan oleh departemen pembelian ke departemen akun untuk pembukuan yang sama.
- Setelah ini, akhirnya faktur diberikan untuk otorisasi dan kemudian ke kasir atau bagian kas untuk pembayaran ke pemasok.
Di sini sebelum mengotorisasi pembayaran, orang yang terlibat dalam pembayaran akan menggunakan proses pencocokan tiga arah.
Proses pencocokan tiga arah meliputi:
# 1 - Verifikasi Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian harus diverifikasi dari departemen pembelian untuk memverifikasi nama pemasok, tanggal, jumlah, alamat, informasi pembayaran, dan jumlahnya.
# 2 - Verifikasi Tanda Terima Pesanan
Setelah memverifikasi pesanan pembelian, bagian kas akan memverifikasi dari bagian inventaris tentang penerimaan pesanan agar sesuai dengan jumlah barang sesuai faktur dan yang diterima oleh bagian inventaris.
# 3 - Verifikasi dari Departemen Akun
Setelah memverifikasi dari departemen inventaris, entri harus diperiksa di akun untuk memverifikasi jumlah dan kuantitas yang tercatat di buku.
Jika faktur cocok dengan ketiga langkah verifikasi, maka hanya pembayaran yang akan diotorisasi, dan tagihan dicairkan.
Contoh Pencocokan Tiga Arah
Departemen Pembelian A Ltd. mengeluarkan pesanan untuk pembelian saham dari ABC & Co., Meksiko sebanyak 3.000 lembar, dan harga per potong adalah $ 100. Pesanan telah dibuat. Kuitansi pesanan sudah dibuat, namun karena jumlah yang banyak, pemilik toko tidak melakukan pengecekan silang pada saat menerima pesanan. Namun, setelah dilakukan pengecekan, ternyata hanya 2850 lembar yang diterima, dan faktur tersebut diberikan ke bagian akun untuk bagian akuntansi dan bagian akun selanjutnya memberikannya untuk dicairkan ke bagian kas. Tentukan prosedur untuk verifikasi tiga arah?
Larutan:
Sebelum memberi otorisasi tagihan untuk pembayaran, orang tersebut harus menggunakan prosedur berikut:
1 - Verifikasi dari Departemen Pembelian:
Pesanan Pembelian harus diverifikasi apakah pesanan ditempatkan sesuai pesanan pembelian atau tidak. Dalam kasus ini, langkah pertama dari pencocokan tiga cara dicocokkan, yaitu, pesanan ditempatkan sesuai pesanan pembelian.
2 - Verifikasi dari Departemen Inventaris:
Orang yang berwenang akan mengumpulkan angka-angka tersebut dari departemen inventaris. Dalam hal ini, hanya 2.850 persediaan yang diterima, sehingga tagihan tidak dapat disahkan untuk pembayaran. Orang yang berwenang akan menginstruksikan departemen inventaris untuk memperbaiki tagihan dari pemasok.
Departemen inventaris kemudian akan menghubungi orang yang berwenang dari ABC & Co. untuk penerbitan tagihan yang telah direvisi. Setelah menerima tagihan yang direvisi, hal yang sama harus diberikan di departemen akun untuk melakukan koreksi.
3 - Verifikasi dari Departemen Akun atau Catatan Akuntansi:
Setelah konfirmasi tagihan yang direvisi dari pemasok, orang yang berwenang harus memverifikasinya dengan catatan akuntansi, dan akhirnya, setelah semua, langkah-langkah dan konformasi, orang yang berwenang akan mengotorisasi tagihan untuk pembayaran.
Dengan cara ini, tanda terima singkat diidentifikasi dan diperbaiki.
Penggunaan Pencocokan Tiga Arah
- Tiga cara, proses pencocokan digunakan dalam organisasi besar.
- Ini juga digunakan di mana ada departemen yang berbeda menangani fungsi yang berbeda.
- Ini digunakan di mana organisasi terlibat dalam menghasilkan banyak produk.
- Ini digunakan di mana tanggung jawab diberikan kepada staf yang baru diangkat.
- Ini digunakan di mana sebagian besar pembayaran dilakukan secara tunai.
- Ini juga digunakan di mana staf yang tidak terampil terlibat.
Keuntungan
Keuntungan berbeda adalah sebagai berikut:
- Ini memastikan pembayaran dilakukan kepada orang yang tepat dengan tagihan yang valid dan nilai saham yang diterima.
- Ini memastikan kontrol yang tepat dalam organisasi.
- Ini meminimalkan atau membatasi pembayaran yang tidak sah.
- Melalui tiga cara mencocokkan uang tunai, penggelapan harus dikendalikan.
- Kesalahan dapat dengan mudah diidentifikasi dalam proses pencocokan tiga cara.
- Ini memastikan tagihan yang sama tidak dibayar beberapa kali.
- Proses tersebut mendorong akuntabilitas staf.
- Melalui proses tiga arah, informasi akan diverifikasi; karenanya menjadi informasi yang akurat dan dapat digunakan untuk keputusan di masa depan.
Kekurangan
Kerugian yang berbeda adalah sebagai berikut:
- Pencocokan tiga cara melibatkan verifikasi beberapa kali dan pengumpulan berbagai dokumen; karenanya prosesnya panjang dan memakan waktu.
- Mungkin ada kemungkinan pembayaran terlambat dan dikenakan denda karena proses yang lama dan karena pembayaran yang tertunda.
- Hubungan pemasok bisa rusak karena keterlambatan pembayaran.
- Diskon untuk pembayaran awal tidak dapat dicairkan karena prosedur yang panjang.
Kesimpulan
Pencocokan tiga cara adalah prosedur untuk mengontrol hutang dagang yang melalui tiga langkah hutang tersebut diverifikasi. Di sini, pada pembelian langkah pertama, pesanan harus diverifikasi, kemudian angka dari bagian inventaris dikumpulkan dan diverifikasi, dan terakhir, diverifikasi dari entri akuntansi. Setelah verifikasi di ketiga tingkat, pemberi otorisasi memberikan otorisasi pada tagihan untuk pembayaran. Namun, prosedur ini memakan waktu lama. Oleh karena itu, memakan waktu, dan pada saat yang sama, diskon untuk pembayaran awal tidak dapat dicairkan karena prosedur yang panjang.
