Arti Jejak Audit
Jejak audit adalah catatan sistematis untuk melacak sumber data keuangan dan menyediakan bukti dokumenter kronologis dari serangkaian kegiatan dan oleh karena itu digunakan untuk memverifikasi keakuratan data dan melacak transaksi.
Ini menjawab tiga pertanyaan dasar-
- Apa acaranya?
- Siapa yang meluncurkan / memprakarsai acara?
- Tanggal dan waktu acaranya?
Contoh Jejak Audit
Berikut adalah beberapa contohnya.
Contoh 1
Apa yang akan menjadi jejak audit untuk transaksi pembelian karton?
Solusi -
Ini akan terdiri dari tanda terima yang memiliki rincian uang tunai yang dibayarkan untuk ditukar dengan karton, tanggal transaksi, dan tempat pembeliannya.
Contoh # 2
Sebuah perusahaan ingin membeli laptop untuk karyawannya. Apa saja yang akan dimasukkan dalam jejak audit?
Solusi -
Tim keuangan akan membuat pesanan pembelian untuk mengotorisasi pembelian. Toko tempat membeli laptop akan memberikan tagihan dengan detail tanggal penjualan, jumlah, dan deskripsi barang yang dibeli. Semua dokumen ini akan terdiri dari jejak audit.
Keuntungan
Pengguna yang berbeda menggunakannya secara berbeda, tergantung pada persyaratan. Di bawah ini adalah keuntungan signifikan dari jejak ini:
- Akuntabilitas: Ini menetapkan akuntabilitas dalam hal tindakan pengguna. Ini mencegah masuknya informasi yang tidak benar atau akses tidak sah ke informasi. Selanjutnya, setiap tindakan pengguna dicatat, yang membantu dalam melacak perubahan / modifikasi masing-masing dalam sistem.
- Rekonstruksi Peristiwa: Dapat menghidupkan kembali seluruh informasi dan melacak detail dasar yang terkait dengan peristiwa tentang siapa, kapan, dan apa. Ini membantu dalam mendeteksi masalah sumber dan perbaikan yang sama untuk mencegah kejadian di masa depan.
- Deteksi Intrusi: Ini membantu dalam mengidentifikasi akses yang tidak sah. Banyak regulasi yang mewajibkan menjaga kerahasiaan data. Ini meluas ke perlindungan kekayaan intelektual, catatan keuangan, informasi pribadi, dll.
- Identifikasi Masalah: Melalui pemantauan waktu nyata, log audit mengidentifikasi masalah yang menunjukkan masalah operasional, aktivitas yang tidak biasa atau mencurigakan, atau kesalahan sistem.
- Mencegah penipuan- Ketika catatan yang benar disimpan, akan mudah untuk mendeteksi ketidakkonsistenan. Selain itu, karena pengguna tahu bahwa transaksi dicatat dan dapat dilacak, kemungkinan besar mereka tidak akan mencoba aktivitas tersebut.
- Membantu dalam audit- Untuk sebagian besar bisnis, audit wajib. Ketika jejak dipertahankan untuk setiap transaksi dengan benar, menjadi mudah bagi auditor untuk menentukan validitas. Itu membuat waktu audit dan hemat biaya. Ini juga membantu auditor untuk mengandalkan kontrol internal perusahaan dan membantu memutuskan ruang lingkup audit.
- Identifikasi dan koreksi kesalahan- Ini memberikan informasi lengkap dan tersedia yang dapat diperiksa dengan mudah untuk menemukan kesalahan, jika ada. Karena melacak semuanya, kesalahan dapat diperbaiki sekaligus dan menghemat waktu banyak orang untuk memperbaiki kesalahan berkali-kali.
- Kepatuhan terhadap standar peraturan- Untuk mematuhi standar peraturan, sangat penting untuk menjaga jejak audit. Ini membantu dalam memahami substansi transaksi sebagaimana dan bila diperlukan untuk tujuan hukum.
- Dokumen pinjaman- Pemberi pinjaman memerlukan beberapa bukti pendapatan dan arus kas sebelum memberikan pinjaman kepada perusahaan. Jejak ini menyimpan catatan rinci transaksi yang dapat membantu dalam menyediakan dokumen yang diperlukan.
Batasan
- Tantangan dalam memelihara jejak audit termasuk lokasi yang digunakan untuk akses dan penyimpanan
- Log data bisa jadi berat, yang menyebabkan peningkatan biaya penyimpanan.
- Terkadang sulit untuk mencapai keseimbangan antara perlindungan data dan kinerja operasional.
- Kehilangan data karena penggunaan yang tidak tepat dapat menghabiskan banyak biaya dengan kerusakan langsung pada keuntungan dan reputasi atau tindakan hukum.
Kesimpulan
- Informasi jejak audit harus disimpan di lokasi yang aman
- Harus ada cadangan jalur ini tepat waktu dan teratur
- Hanya informasi yang berguna yang harus dikumpulkan untuk menghindari biaya penyimpanan yang besar
- Log audit harus ditinjau secara berkala
- Pengguna sistem harus mengetahui jejak audit untuk memastikan ketersediaan jejak
