Laporan Biaya (Definisi, Contoh) - Bagaimana cara membuat?

Apa Laporan Pengeluaran?

Laporan biaya didefinisikan sebagai jenis laporan yang mendokumentasikan biaya yang dikeluarkan oleh bisnis atau oleh karyawan bisnis dan dapat dikelola secara bulanan, triwulanan atau tahunan.

Penjelasan

  • Setiap bisnis skala kecil hingga menengah mengelola laporan pengeluaran.
  • Tingkat manajemen menengah atau tingkat departemen menyiapkan laporan semacam itu.
  • Ini dapat dipecah menjadi beberapa divisi yang lebih kecil untuk menentukan area atau departemen bisnis mana yang lebih mahal bagi organisasi.
  • Perusahaan menyimpan laporan tersebut untuk tujuan audit.
  • Mereka menyerahkan laporan ini ke manajemen puncak bisnis. Manajemen puncak memutuskan biaya mana yang akan dibayarkan kembali kepada karyawan dan mana yang tidak.
  • Biaya yang diganti kemudian digunakan sebagai pengakuan laba kena pajak dan akuntansi.

fitur

  • Laporan pengeluaran terdiri dari kebijakan pengeluaran pemberi kerja untuk karyawannya. Ini juga mendokumentasikan kebijakan perjalanan dan hiburan sebagaimana biaya tidak akan diganti kepada karyawan oleh majikan.
  • Itu dipelihara dan disiapkan oleh departemen pengeluaran dan penggajian organisasi. Ketika mereka menerima formulir penggantian dan klaim karyawan, merekalah yang akan memverifikasi rincian pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan sebagaimana dibagikan di bawah tanda terima dan bukti yang berlaku dan menyiapkan laporan bijak karyawan.

Bagaimana Cara Membuat Laporan Pengeluaran?

Organisasi berbeda yang beroperasi di industri berbeda memiliki metode dan templat yang berbeda. Namun, departemen penggajian dan pelaporan pengeluaran dari organisasi mana pun harus mengikuti langkah-langkah berikut untuk membuat dan merumuskan -

  1. Departemen penggajian harus memiliki persetujuan atas kebijakan pengeluaran dari masing-masing departemen organisasi.
  2. Berdasarkan kebijakan yang berlaku, eksekutif harus mengakses sistem entri pengeluaran online atau melakukan entri data di excel terkonsolidasi.
  3. Eksekutif harus memasukkan tanggal pengeluaran biaya.
  4. Eksekutif harus memasukkan jumlah pengeluaran dan menyebutkan nama vendor yang berlaku.
  5. Setelah merevisi informasi yang dimasukkan, seperti yang disebutkan dalam tanda terima, eksekutif harus menyerahkan laporan tersebut ke tingkat persetujuan berikutnya.

Contoh Laporan Beban

Mari kita ambil contoh ABC Inc. Karyawan sedang melakukan perjalanan ke lokasi untuk mengajukan proyek baru. Pada tanggal 23 Jan 2019, karyawan tersebut menyajikan biaya makan $ 200, biaya hotel $ 100, dan lain-lain. biaya $ 250. Pada 24 Jan 2019, karyawan tersebut melaporkan biaya hiburan dan film sebesar $ 130, bersama dengan biaya makan sebesar $ 230 dan biaya menginap di Hotel sebesar $ 500.

Bantu eksekutif penggajian untuk menyiapkan laporan pengeluaran karyawan yang dilaporkan.

Larutan:

Siapkan Laporan Pengeluaran seperti yang ditunjukkan di bawah ini: -

Berikut ini hasilnya:

Kolom Laporan Pengeluaran

Kolom biasanya terdiri dari rincian berikut: -

  1. Tanggal biaya timbul.
  2. Jenis atau sifat pengeluaran;
  3. Nama vendor tempat layanan diambil atau barang dibeli.
  4. Jumlah biaya.
  5. Nama kepala akun yang harus disebutkan dan ditagih.
  6. Pengurangan dan penyesuaian atas pengajuan sebelumnya yang dilakukan oleh karyawan;
  7. Setiap jenis akun harus diberi subotall.
  8. Total dari jumlah keseluruhan yang akan diganti sesuai permintaan karyawan.

Pentingnya dan Penggunaan

Laporan pengeluaran disimpan untuk mendorong akuntabilitas dalam hal kebiasaan pengeluaran organisasi. Ini adalah laporan-laporan yang dapat dijadikan acuan jika terjadi perselisihan keuangan dan kegiatan audit. Dengan pemeliharaan dan akuntabilitas yang tepat dari laporan-laporan ini secara berkala dan teratur memastikan bahwa karyawan Anda membuat anggaran dengan akuntabilitas penuh untuk menjaga bisnis terlindungi dan layak secara finansial.

Laporan semacam itu membuat karyawan dan pemberi kerja bertanggung jawab terhadap bisnis dalam hal kebiasaan belanja mereka. Beberapa pengeluaran menikmati pengurangan pendapatan kena pajak sesuai dengan undang-undang pajak penghasilan, dan oleh karena itu untuk menikmati pengurangan tersebut, perusahaan besar harus menyerahkan laporan konsolidasi ke departemen pendapatan negara. Ini dapat diserahkan sebagai dokumen pelengkap bersama dengan pelaporan total biaya yang berlaku dalam formulir pajak saat mengajukan pajak dengan layanan pendapatan.

Manfaat

  • Laporan pengeluaran memudahkan auditor untuk memverifikasi rincian biaya yang diklaim oleh bisnis.
  • Ini memungkinkan mereka untuk memverifikasi rincian biaya dengan tanda terima yang tersedia dan dilampirkan oleh karyawan.
  • Ini memperkuat pengendalian internal.
  • Ini merinci item pengeluaran mana yang dapat diganti dan mana yang tidak dapat diganti.
  • Ada ketersediaan banyak perangkat lunak TI di pasar yang memungkinkan bisnis untuk menyiapkan, merumuskan, dan menyesuaikan laporan.

Kekurangan

  • Mereka cocok untuk perusahaan besar dan bukan untuk pengusaha tunggal dan usaha mikro.
  • Laporan-laporan ini mungkin tidak cocok dengan kuitansi seperti yang dilampirkan oleh karyawan karena kesalahan dalam entri data informasi.
  • Dengan kata yang lebih sederhana, laporan selalu rentan terhadap kesalahan penyajian dan kecurangan akuntansi.
  • Ini meningkatkan biaya administrasi untuk menangani item dan memperbarui rutin item pengeluaran dalam sistem pelaporan.
  • Sangat sulit untuk memantau setiap item pengeluaran di bawah kebijakan pengeluaran yang dikeluarkan jika ukuran organisasi sangat besar.

Kesimpulan

Laporan pengeluaran dapat dianggap sebagai laporan yang menyoroti jenis pengeluaran yang dapat diganti dan jenis pengeluaran yang tidak dapat diganti. Penggantian biaya terjadi sesuai dengan undang-undang perpajakan yang berlaku di negara tersebut dan kebijakan pengeluaran yang berlaku dari perusahaan. Ini bisa berguna untuk organisasi besar yang biasanya mengeluarkan pengeluaran besar dari hari ke hari dan membantu merampingkan keseluruhan proses.

Artikel yang menarik...