Apakah Pembengkakan Biaya itu?
Pembengkakan biaya, juga dikenal sebagai pembengkakan anggaran, adalah skenario ketika biaya proyek atau bisnis cenderung meningkat daripada yang dianggarkan dan dapat disebabkan oleh kenaikan biaya karena penganggaran yang tidak tepat atau meremehkan biaya aktual pada akun dari beberapa skenario tak terduga yang tidak diperhitungkan selama proses penganggaran.
Karakteristik
- Pembengkakan biaya umumnya lazim terjadi dalam proyek infrastruktur, gedung, dan TI, yang melihat banyak biaya tak terduga selama fase penyelesaian proyek.
- Mereka terutama karena tiga faktor seperti alasan politik, alasan psikologis, dan alasan teknis.
- Terutama karena kurangnya pembiayaan, kurangnya koordinasi, biaya yang tidak direncanakan, atau penundaan proyek.
- Itu selalu tidak pasti, dan penganggaran untuk hal yang sama tidak mungkin. Ini dianggap terjadi ketika fase-fase tertentu dari suatu proyek atau bisnis cenderung melintasi biaya yang dianggarkan sebenarnya.
- Pengukuran cost overrun berbeda untuk industri atau perusahaan yang berbeda.
Jenis Pembengkakan Biaya
# 1 - Perkiraan
Biaya terkait bisnis mungkin diremehkan karena faktor-faktor seperti bias pribadi dan prosedur rumit yang terlibat dalam penyelesaian tugas. Kita dapat menggunakan metodologi perkiraan kelas referensi untuk meningkatkan peluang mendapatkan perkiraan yang lebih akurat. Masalahnya adalah bahwa prakiraan terbaik mungkin terbukti salah untuk menghitung perkiraan yang sempurna, dan dengan demikian mempertahankan kemungkinan sebagai bagian dari anggaran selalu merupakan praktik yang baik untuk menghadapi skenario yang merugikan di masa depan.
# 2 - Risiko
Risiko dapat berupa skenario apa pun yang tidak dapat kami tetapkan probabilitas. Mereka tidak dapat diprediksi sebelumnya dan, kadang-kadang, tidak berada dalam kendali bisnis seperti bencana alam, yang dapat menunda penyelesaian proyek atau kinerja vendor, yang pada akhirnya dapat merugikan bisnis. Rencana manajemen risiko yang tepat dapat membantu bisnis memitigasi risiko sampai batas tertentu, tetapi risiko merupakan jenis utama yang dihadapi oleh setiap bisnis atau proyek.
# 3 - Scope Creek
Scope creek didefinisikan sebagai kejadian ketika aktivitas yang tidak terhitung muncul dalam proyek atau bisnis, yang tidak termasuk dalam anggaran atau biaya sebenarnya. Ini dapat terjadi ketika manajemen terus menambahkan fitur ke proyek sebagaimana dan ketika dikembangkan atau diperlukan atau dalam kasus ketika tim proyek menjadi terlalu kreatif dan memulai penyertaan aktivitas yang tidak berdokumen. Manajemen dan pengendalian proyek terutama dirancang sedemikian rupa untuk mencegah skenario tersebut dengan penilaian ulang anggaran yang konstan.
# 4 - Peningkatan Biaya
Peningkatan biaya lebih terkait dengan faktor ekonomi seperti inflasi, yang mungkin termasuk kenaikan harga barang tertentu selama periode yang tidak diperhitungkan dalam anggaran awal.
Bagaimana Menghindari Pembengkakan Biaya?
- Teknik tradisional melibatkan penerapan alat manajemen proyek seperti PRINCE, meskipun hasilnya tidak dijamin.
- Dalam skenario saat ini, alat dan aplikasi yang lebih modern seperti Agile mengambil alih teknik tradisional untuk membantu bisnis mengatasi kelebihan biaya.
- Bisnis sebagai satu unit harus merencanakan secara proaktif dan mencakup beberapa skenario yang dapat menyebabkan pembengkakan tersebut.
- Prakiraan bulanan atau triwulanan adalah suatu keharusan untuk mempertimbangkan perubahan aktual dibandingkan dengan anggaran dan merencanakannya dengan tepat.
- Bisnis harus memberikan banyak perhatian selama tahap perencanaan proyek, karena ini berfungsi sebagai basis.
- Kemampuan vendor untuk melakukan dan mengirimkan perlu diperiksa secara menyeluruh pada saat vendor menyewa.
- Bisnis harus mempraktikkan penggunaan alat dan bagan penjadwalan modern untuk kontrol biaya yang lebih baik.
- Manajer proyek perlu memantau dan mengontrol proyek secara terus menerus.
- Pemangku kepentingan proyek atau bisnis harus selalu diberi tahu tentang skenario yang berubah, sehingga mereka berada di halaman yang sama, dan dengan cara ini, bisnis dapat memanfaatkan pengetahuan mereka.
- Berkelahi dengan scope creek adalah suatu keharusan, dan bisnis harus melihat mereka tetap berada dalam ruang lingkup yang semula direncanakan.
Penyebab
- Biaya yang tidak direncanakan: Skenario yang tidak terduga dapat menyebabkan beberapa kegiatan yang pada awalnya tidak dimasukkan ke dalam rencana atau anggaran. Ini bisa karena alasan teknis, politik, atau psikologis.
- Kerusakan Komunikasi: Kesalahpahaman antara dua departemen atau orang yang terlibat dapat menyebabkan biaya yang tidak perlu.
- Perubahan Lingkup Proyek: Peristiwa, yang mengarah ke sungai lingkup, adalah salah satu alasan utama. Scope creek didefinisikan sebagai kejadian ketika aktivitas yang tidak terhitung muncul dalam proyek atau bisnis, yang tidak termasuk dalam anggaran atau biaya sebenarnya.
- Meremehkan Kompleksitas Proyek: Fase proyek atau bisnis tertentu begitu kompleks sehingga penganggaran yang tepat, terkadang, merupakan pekerjaan yang sulit. Ini lebih mungkin terlibat dengan proyek-proyek besar dan mahal.
- Pembiayaan Tidak Memadai: Pembiayaan berfungsi sebagai tulang punggung setiap bisnis atau proyek. Kekurangan modal pada akhirnya dapat menyebabkan pembengkakan biaya, di mana proyek atau bisnis mungkin menghadapi kesulitan dalam mendanai kegiatan bersama mereka.
- Kurangnya Pengalaman Kepemimpinan: Manajemen yang relatif tidak berpengalaman atau manajemen yang tidak efisien dapat menyebabkan perencanaan proyek yang tidak tepat dan penganggaran proyek yang tidak akurat. Dengan demikian seiring waktu, proyek dapat menjadi korban dari penganggaran yang salah dan jatuh ke dalam kasus pembengkakan biaya.
- Tidak adanya Rencana Kontinjensi: Bisnis juga menderita ketika tidak ada perencanaan cadangan atau rencana darurat untuk skenario yang tidak dapat dihindari. Rencana cadangan adalah suatu keharusan, terutama untuk proyek skala besar karena beberapa penyimpangan dari biaya yang dianggarkan biasanya dapat menelan biaya jutaan.
- Penundaan Proyek: Penundaan dalam penyelesaian proyek dari penyelesaian yang biasanya direncanakan pada akhirnya menimbulkan pembengkakan biaya karena kegiatan-kegiatan yang melampaui batas waktu penyelesaian tidak diperhitungkan dalam anggaran.
Pencegahan Pembengkakan Biaya
# 1 - Perencanaan yang Tepat
Perencanaan berfungsi sebagai dasar dari setiap proyek atau bisnis, dan cara terbaik untuk mencegah pembengkakan biaya adalah dengan merencanakannya sebelum proyek dilaksanakan. Estimasi yang lebih akurat, semakin besar kemungkinan proyek akan sesuai dengan anggarannya.
# 2 - Pengetahuan tentang Vendor
Vendor harus dinilai secara menyeluruh sebelum dipekerjakan. Pengetahuan penuh tentang kemampuan dan pengalaman mereka dalam mengajukan harus diperoleh oleh proyek dan bisnis untuk menghindari skenario terburuk. Uji tuntas yang tepat diperlukan sebelum hubungan dengan vendor diperkuat.
# 3 - Hindari Scope Creek
Banyak kegiatan yang tidak semestinya tidak mendapat tempat dalam proyek, dan bisnis atau proyek harus tetap dalam lingkup asli proyek dengan penyimpangan minimal terhadap rencana.
# 4 - Penggunaan Alat Perencanaan Proyek
Untuk memantau dan mengontrol proyek, penggunaan alat-alat modern seperti bagan Gantt excel atau templat pelacakan proyek harus diterapkan sehingga manajer proyek mengetahui setiap tahap proyek dan kemungkinan pembengkakan biaya.
Kesimpulan
Ini adalah skenario yang tidak dapat dihindari yang dihadapi oleh setiap bisnis atau proyek, tetapi bagaimana meminimalkan atau menguranginya sangat bergantung pada manajemen atau manajer proyek. Pendekatan proaktif dapat membantu bisnis untuk mengurangi kemungkinan pembengkakan biaya dengan perencanaan yang tepat dan analisis estimasi yang menyeluruh.
