Arti Pesanan Pembelian
Purchase Order (PO) berfungsi sebagai dokumen hukum antara pembeli dan penjual, di mana pembeli mengirimkan kontrak ini yang merinci barang dan jasa, tanggal pengiriman, syarat pembayaran sesuai kontrak, dll. Biasanya, penjual menawarkan kredit kepada pembeli tanpa resiko apapun sebagai pembeli berkewajiban secara hukum untuk pembayaran setelah penyerahan barang dan jasa.
Jenis
Ada empat jenis pesanan pembelian, sebagai berikut:
- PO Standar - Mereka banyak digunakan, sebagian besar berlaku untuk permintaan satu kali. PO ini digunakan ketika pesanan perlu dikirim pada tanggal dan waktu tertentu.
- PO yang direncanakan - Dalam PO ini, setiap hal biasa disebutkan, tetapi tanggal pengiriman yang dijadwalkan bersifat tentatif.
- Blanket PO - Dalam pesanan ini, harga, kuantitas, tanggal pengiriman, semuanya tentatif. Hanya detail produk dan istilah tertentu yang disebutkan. Detail lainnya ditentukan saat pesanan pembelian akhirnya dirilis.
- Kontrak PO - Dalam jenis ini, hanya persyaratan kontrak yang ditetapkan, tidak ada lagi yang disebutkan, dan pesanan pembelian standar dibuat di masa mendatang mengacu pada CPO ini.
Bagaimana Cara Menggunakan Pesanan Pembelian?
- Pertama-tama, pembeli mengirimkan pesanan pembelian, di atas kertas, atau secara elektronik ke vendor atau penjual yang merinci pesanan yang diperlukan.
- Jika vendor menemukan bahwa mereka dapat memenuhi pesanan, konfirmasi dikirim ke pembeli.
- Penjual / vendor menyiapkan pesanan dengan menarik produk yang dibutuhkan atau menugaskan staf yang diperlukan untuk memberikan layanan.
- Kemudian produk dikirim ke pembeli atau layanan disediakan. Ini disebutkan pada slip pengepakan produk untuk memudahkan identifikasi dan pelacakan.
- Setelah pengiriman produk atau memberikan layanan, penjual akan mengirimkan faktur kepada pembeli dengan nomor unik; nomor pesanan pembelian akan disebutkan pada faktur juga untuk tujuan pencocokan.
- Pembeli melakukan pembayaran faktur sesuai dengan syarat dan ketentuan pesanan pembelian, dan kontrak yang disepakati oleh kedua belah pihak di awal.
Contoh Pesanan Pembelian
Perusahaan ZYX membutuhkan 100 unit produk A dengan harga $ 50 per unit yang disepakati. Ini mengirimkan pesanan pembelian ke Penjual LML, PO menyebutkan jumlah yang dibutuhkan, harga, dan ketentuan lainnya. Penjual LML mengirimkan pesanan pada tanggal pengiriman dan mengirimkan faktur. Perusahaan ZYX memverifikasi produk yang dikirim, mencocokkan nomor PO, dan melakukan pembayaran $ 5.000 dalam 30 hari sesuai ketentuan pembayaran yang disebutkan dalam PO.
Format Pesanan Pembelian
Format PO sederhana disajikan bersama ini. Informasi tambahan dapat dilihat dalam format perusahaan lain sesuai kebutuhan spesifik.
Anda dapat mendownload template ini dari halaman ini - Template Pesanan Pembelian.
Biasanya, informasi di bawah ini ada di PO:
- Detail produk dan layanan yang dibutuhkan oleh pembeli.
- Nama merek, nomor SKU, nomor model, dll., Untuk produk dan layanan.
- Kuantitas produk dan durasi layanan yang dibutuhkan.
- Harga per unit untuk produk dan layanan.
- Tanggal pengiriman yang diharapkan
- Lokasi pengiriman, yaitu tempat dimana produk perlu dikirim.
- Alamat tagihan
- Ketentuan pembayaran seperti periode kredit, diskon, dan ketentuan lainnya.
Keuntungan
- Membantu dalam menghindari pesanan ganda karena membantu dalam melacak apa yang telah dipesan, dan dibayar.
- Ini berfungsi sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan.
- Ini membantu dalam meningkatkan inventaris serta akurasi finansial.
- Ini membantu dalam penganggaran juga, karena dana diminta tersedia sebelum pesanan ditempatkan.
- Terakhir, ini juga membantu pengiriman terjadwal yang lebih cepat kapan pun pembeli membutuhkannya.
Kekurangan
- Pembuatan pesanan pembelian untuk setiap pembelian kecil atau besar menyebabkan banyak dokumen dan upaya manual.
- Kartu kredit dapat digunakan sebagai dokumentasi jika terdapat item yang lebih kecil dan dengan demikian menghilangkan kebutuhan akan PO.
