Bentuk Lengkap SOP (Standar Operasional Prosedur)
Bentuk lengkap SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedures, yaitu sekumpulan dokumen dan proses yang digunakan oleh sebuah bisnis dimana manajemen mencatat operasi bisnis terkait dengan pengiriman dan tindak lanjut produk dan layanan dari waktu ke waktu.
- Manajemen harus menjaga konsistensi operasinya, dan berdasarkan itu, dokumen-dokumen ini diperlukan. Dalam kasus bisnis yang berkembang, manajemen menjadi personel kunci, dan dia mengambil semua keputusan besar.
- Seiring pertumbuhan bisnis ke level berikutnya, perusahaan mulai membangun hierarki manajemennya sendiri dan menyebarkan tanggung jawab kepada semua personel lainnya. Dengan demikian, pemilik mendapatkan uluran tangannya sehingga dia dapat membuat keputusan dengan berkonsultasi dengan personel manajemen lainnya.
- Dengan demikian, persyaratan manajemen tambahan bersama dengan prosedur operasi standar yang terdokumentasi menjadi jelas, yang memungkinkan perusahaan untuk tumbuh, dan juga menetapkan strategi dan melatih stafnya.
Tujuan
- Ini membantu untuk menetapkan manajemen strategis bisnis dengan memberikan langkah-langkah yang harus diikuti oleh manajemen tingkat atas untuk menetapkan strategi jangka panjang perusahaan.
- Mendirikan departemen sumber daya manusia dengan menyinkronkan manajemen penggajian dan segmen rekrutmen, yang membantu perusahaan menyediakan layanan yang diperlukan untuk memenuhi syarat, merekrut, melatih, dan mempertahankan karyawan dalam bisnis.
- Bertujuan untuk membantu operasional bisnis dengan menyediakan proses dengan menangani setiap aspek operasional bisnis, yang meliputi pengendalian kualitas, pengadaan, keselamatan, dan pelaksanaan produk dan layanan secara keseluruhan kepada konsumen.
- Desain untuk mengatur departemen keuangan dan administrasi dengan menyediakan semua langkah yang diperlukan untuk semua transaksi keuangan yang terkait dengan bisnis. Sistem ini akan membantu mengidentifikasi semua indikator kinerja utama untuk bisnis.
- Ini membantu departemen peramalan dan penganggaran dengan memberikan langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan laporan tahunan perusahaan dengan benar dan perkiraan dua hingga tiga keuangan perusahaan berikutnya.
- Ini juga membantu dalam penjualan dan pemasaran, dengan menyediakan semua persyaratan terperinci dari semua aktivitas yang diperlukan untuk perolehan prospek, diikuti dengan proposal penjualan dan penutupan prospek.
- Prosesnya bertujuan untuk meningkatkan teknologi informasi, yang mencakup akun terperinci dari semua protokol TI, termasuk pencadangan, rencana pemulihan bencana, detail karyawan, detail operasi, dll.
Manfaat
- Salah satu manfaat utama dari prosedur operasi standar adalah bahwa ia menciptakan hierarki manajemen dan mengalokasikan setiap tugas yang sesuai untuk tim masing-masing.
- Alokasi tugas masing-masing dilakukan dengan cara yang tepat, yang membantu mencatat dan memverifikasi setiap data yang terkait dengan operasi perusahaan secara sistemik.
- Untuk meningkatkan prospek bisnis, manajemen membutuhkan backdrop untuk mencari informasi relevan yang dibutuhkan dalam setiap strategi untuk pelaksanaannya di masa mendatang.
- Manajemen sangat menyadari skenario bisnis saat ini, yang selanjutnya membantu mereka meningkatkan skenario bisnis yang ada dengan melihat kinerja masa lalu setiap departemen dan membandingkannya dengan yang dianggarkan.
- Selama merger dan akuisisi atau dalam kasus kemungkinan pengambilalihan bisnis, manajemen akan menunjukkan rekam jejak masing-masing dan setiap departemen, yang membantu pembeli mengidentifikasi skenario saat ini dari perusahaan yang ditargetkan.
- Proses ini akan membantu mengatur bisnis start-up dan membantu menjangkau mereka ke multinasional yang terorganisir dengan pemanfaatan sumber daya yang tepat secara sistematis.
Bagaimana Menulis Prosedur Operasi Standar?
- Format yang tepat diperlukan untuk menyajikannya dengan cara yang dapat dimengerti oleh bagian yang ditargetkan.
- Data masukan diperlukan, bersama dengan strategi yang diusulkan.
- Audiens yang ditargetkan harus diidentifikasi.
- Kami perlu menyoroti tujuan dari prosedur operasi standar.
- Konstruksi kalimat harus dibuat dalam bahasa yang sederhana agar dapat dipahami oleh semua audiens. Bahasa harus dipertahankan dengan cara yang tajam.
- Kalimat tersebut harus dikonstruksi sedemikian rupa sehingga mewakili cerita daripada kalimat. Ini karena orang mengingat cerita dan dapat terhubung dengan mudah.
- Konten harus diperiksa dengan beberapa proofreading, memeriksa kembali fakta dan angka, dan mengedit jika diperlukan.
Contoh
#1. Tujuan
Tujuan umum dari prosedur ini perlu dijelaskan, diikuti dengan langkah-langkah sederhana verifikasi klien yang ditargetkan.
# 2 - Cakupan
Cakupan harus disebutkan dengan cara yang jelas dan terkompresi sehingga dapat dilihat oleh semua klien di Bank.
# 3 - Tanggung Jawab dan Verifikasi
Proses verifikasi harus dilakukan oleh departemen terkait, diikuti oleh kasir dan tim verifikasi. Tim harus melihat transaksi dan rekening klien dengan cara yang benar dengan mengikuti pedoman bank.
Mengapa Kita Membutuhkan SOP?
Persyaratan manajemen tambahan bersama dengan prosedur operasi standar terdokumentasi menjadi jelas dalam kasus bisnis yang berkembang, yang membantu perusahaan untuk berkembang, dan juga menetapkan strategi dan melatih staf untuk meningkatkan prospek bisnis. Ini membantu perusahaan untuk menetapkan tujuan dan penawarannya kepada pelanggan dan menetapkan prospek dan strategi bisnis yang akan datang di depan investor.
Kesimpulan
Ini adalah cara terbaik untuk berkomunikasi dengan pelanggan, investor, dan pihak ketiga lainnya yang memiliki kepentingan dalam bisnis masing-masing. Strategi manajemen dan prospek bisnis yang akan datang, beserta product pipeline, dapat dilihat dari SOP.
