Apa itu Manajemen Biaya?
Manajemen biaya merupakan bagian integral dari manajemen bisnis yang bekerja atas dasar estimasi, dimana berbagai aktivitas seperti pengumpulan data, analisis data dan mekanisme, evaluasi proses dan pelaporan kejadian dilakukan sehingga menjadi pengambil keputusan dapat merencanakan & mengontrol persyaratan anggaran organisasi dan dengan demikian, memungkinkan pembuat keputusan untuk memutuskan apakah proyek dapat diselesaikan dalam waktu yang ditentukan dan dalam anggaran yang ditentukan.
Penjelasan
- Sebelum menelusuri topik "manajemen biaya", mari kita lihat sekilas tentang "apa itu biaya". Sekarang, "Biaya" tidak lain adalah ukuran (dalam bentuk uang) dari upaya, bahan, sumber daya, waktu yang dikonsumsi (jam atau hari atau minggu atau bulan), risiko dan peluang hilang dalam produksi atau pengiriman produk. Itu berarti jumlah yang dibayarkan atau diberikan untuk sesuatu yang akan diperoleh.
- Kembali ke topik, Ini adalah pengelolaan berbagai komponen biaya yang terlibat dalam pembuatan produk atau pengiriman layanan.
- Tujuan dari proses manajemen bukan untuk mengurangi biaya tetapi mengurangi biaya hanya sampai pada tahap dimana kualitas produk tidak terhambat.
fitur
- Perencanaan: Di sini, sebuah rencana atau serangkaian target dibingkai. Kerangka tersebut mencakup anggaran, standar atau perkiraan.
- Komunikasi: Di sini, rencana yang dibuat di atas dikomunikasikan kepada mereka yang benar-benar akan melaksanakan rencana tersebut.
- Motivasi: Di sini, rencana dievaluasi kinerjanya.
- Penilaian: Perbandingan sedang dilakukan dengan target yang telah ditentukan dan kinerja aktual.
- Pengambilan Keputusan: Di sini, tindakan korektif diambil atau kumpulan target direvisi, tergantung pada persyaratan tugas.
Proses
# 1 - Alokasi Sumber Daya
Di sini, kami memastikan kebutuhan sumber daya di masa depan tergantung pada ruang lingkup pekerjaan. Sumber daya seperti fisik, keuangan, manusia dan informasi diperlukan untuk mencapai target dasar. Dalam sebagian besar kasus, Sumber Daya Manusia adalah yang paling penting. Di sisi lain, beberapa tugas membutuhkan penggunaan bahan dan bahan habis pakai. Namun, beberapa tugas dapat dilakukan oleh alat otomatis yang mungkin tidak memerlukan campur tangan manusia.
# 2 - Memperkirakan Biaya
Ini adalah prediksi kuantitas, biaya dan harga sumber daya yang akan digunakan dalam proyek. Ini melibatkan berbagai teknik di mana informasi non-keuangan tentang proyek diubah menjadi informasi keuangan. Keluaran tersebut terutama digunakan sebagai masukan untuk perencanaan dan analisis biaya proyek secara keseluruhan.
# 3 - Penganggaran Biaya
Ini adalah bagian tak terpisahkan dari perkiraan biaya. Namun, dalam penganggaran biaya, keseluruhan biaya dialokasikan ke akun biaya. Kemudian, akun biaya diambil sebagai dasar pengendalian biaya untuk perbandingan. Selain itu, akun biaya memiliki tujuan sekunder yaitu untuk mendukung proses akuntansi biaya. Penganggaran setiap biaya di muka diperlukan karena proses produksi terikat waktu. Penting juga untuk mengatasi kendala arus kas.
# 4 - Pengendalian Biaya
Dasar yang dibuat di atas (akun biaya) digunakan untuk membandingkan dan mengevaluasi varians. Varians dianalisis untuk mendapatkan biaya seminimal mungkin tanpa mengganggu kualitas produk akhir organisasi. Pengeluaran dan kinerja dipantau dibandingkan dengan kemajuan proyek. Berdasarkan varians tersebut, dilakukan tindakan korektif & tepat untuk menghindari terlampauinya anggaran. Ketika biaya aktual dikeluarkan, mekanisme pengendalian biaya membantu menganalisis varians.
# 5 - Pembandingan
Benchmarking artinya target minimal yang ingin dicapai. Tolok ukur tidak lain adalah catatan dari aktivitas atau tugas berkinerja tinggi atau orang-orangnya. Tolok ukur membantu meningkatkan kinerja proyek secara keseluruhan dan dengan demikian meningkatkan nilai proyek. Tolok ukur juga dapat dipertukarkan antara dua proyek, di mana salah satu proyek selesai dalam semua hal material.
Teknik Manajemen Biaya dengan Contoh
Mari kita lihat sekilas teknik ini dengan contoh:
Teknik-teknik ini digunakan untuk pengelolaan biaya. Mari kita ambil contoh tentang target costing seperti di bawah ini:
Perusahaan ingin meluncurkan produk baru bernama “DD” (franchisee). Perusahaan diharuskan membayar royalti sebesar 15% dari harga jual kepada pemilik franchisee. Harga jual yang diharapkan = $ 100 per item & persentase keuntungan 25% dari harga jual. Rincian biayanya adalah sebagai berikut:
Pertanyaannya adalah menentukan biaya target & kemungkinan pengurangan biaya.
Larutan
- Hitung Biaya Target
- Hitung Struktur Biaya Aktual
- = 63-60
- = 3
Dengan demikian, sesuai dengan teknik manajemen biaya target, perusahaan diharapkan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi biaya produksi sebesar $ 3 saja.
Faktor yang Mempengaruhi Manajemen Biaya
- Pertumbuhan teknologi informasi
- Persaingan global dan domestik secara keseluruhan
- Pertumbuhan sektor jasa dan manufaktur
- Pertumbuhan daya saing global
- Pertumbuhan sektor jasa
- Teori kendala yang digunakan dalam identifikasi sumber daya kritis
- Fokus pelanggan
- Riset & pengembangan produk baru
Pentingnya
Joe Biden pernah dengan tepat mengatakan bahwa, "Jangan beri tahu saya apa yang Anda hargai, tunjukkan anggaran Anda, dan saya akan memberi tahu Anda apa yang Anda hargai."
- Jadi, tidak ada proyek yang dimulai tanpa menempatkan anggaran. Keberhasilan proyek ditentukan oleh seberapa baik biaya proyek telah ditangani dalam proyek tersebut. Bisa terjadi bahwa proyek mungkin tidak selesai dalam biaya proyek. Artinya biaya proyek mungkin telah terlampaui dan jika ini terjadi tentu dianggap sebagai kegagalan proyek. Oleh karena itu, penting untuk memperkirakan biayanya dengan benar.
- Jika titik awal yaitu perencanaan dan estimasi salah, poin lain tidak berguna. Selanjutnya, menerapkan pengurangan biaya tanpa fokus pada pengelolaannya, tidak akan memenuhi tujuan tersebut.
Perbedaan Antara Manajemen Biaya dan Pengendalian Biaya
Ada beberapa perbedaan antara "memberikan arahan kepada tim" dan "memimpin tim". Apakah Anda menyadari perbedaan cara melakukan sesuatu oleh masing-masing tim? Jenis perbedaan yang serupa muncul dalam manajemen biaya vs pengendalian biaya. Keduanya tampak sinonim satu sama lain. Namun, ternyata tidak. Ada perbedaan antara mengelola biaya dan mengendalikan biaya.
# 1 - Manajemen Biaya
Seperti dijelaskan sebelumnya, ini terutama berkaitan dengan proses stagewise di mana perencanaan dan pengendalian anggaran proyek adalah yang paling penting. Ini berfokus pada menjaga semua hal dalam anggaran yang disetujui. Semuanya dimulai dari tahap awal perencanaan dan diakhiri dengan evaluasi kinerja setelah proyek selesai.
# 2 - Kontrol Biaya
Pengendalian biaya, di sisi lain, memiliki perhatian utama dengan mengambil tindakan yang tepat dengan tujuan meminimalkan biaya produk. Varians dianalisis untuk memantau pengeluaran & kinerja. Berdasarkan analisis, tindakan yang tepat harus diambil. Pengendalian biaya berkaitan dengan apa yang harus dilakukan, apa yang telah dilakukan, apa yang masih harus dilakukan, pelaksanaan tindakan korektif dan pemeriksaan tindakan korektif. Jadi, jika Anda amati, pengendalian biaya difokuskan pada pembatasan proyek selama tahap pelaksanaan tetapi efektivitasnya dihitung oleh proses manajemen biaya.
Keuntungan
- Ini membantu dalam mengendalikan biaya khusus proyek dan dengan demikian juga mengontrol biaya bisnis secara keseluruhan.
- Prediksi pengeluaran dan biaya di masa depan adalah mungkin. Dengan demikian, pendapatan yang diharapkan dapat dihitung dengan mudah.
- Biaya yang telah ditentukan sebelumnya dapat diperlakukan sebagai catatan untuk bisnis.
- Ini membantu dalam mengambil tindakan-poin yang diperlukan untuk memastikan bahwa, sumber daya dan operasi bisnis sejalan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
- Ini membantu dalam menganalisis tren bisnis jangka panjang.
- Biaya aktual yang dikeluarkan dapat dibandingkan dengan yang dianggarkan untuk mengetahui variansnya. Varians ini membantu untuk mengidentifikasi apakah pengeluaran melebihi apa yang diharapkan.
- Ini juga melihat faktor eksternal dari persaingan, pertumbuhan pasar, persyaratan pelanggan, kualitas produk, penyampaian layanan, dll. Dan tidak hanya pada pengurangan biaya.
- Ini membantu dalam diferensiasi produk serta pengurangan biaya.
- Ini lebih jauh memandu dalam perbaikan berkelanjutan untuk menghasilkan produk yang unggul dalam hal kualitas.
Kesimpulan
Manajemen memiliki kepentingannya sendiri dalam setiap aspek kehidupan kita. Pada akhirnya, ini semua tentang siapa yang mengatur semuanya. Dan karenanya, manajemen juga penting dalam hal biaya yang terlibat dalam proyek. Ini memiliki signifikansi yang lebih besar daripada pengendalian biaya atau pengurangan biaya. Teknik-teknik ini membantu mencapai tujuan tersebut dengan mudah.
