Formulir Lengkap GRN - Nota Barang Diterima
Bentuk lengkap GRN adalah Nota Penerimaan Barang. GRN mengacu pada dokumen bisnis yang diisi oleh pelanggan pada saat penerimaan barang dari penjual untuk mengkonfirmasi penerimaan semua barang yang telah disepakati antara pihak-pihak yang terlibat, dan sering dibandingkan dengan pesanan pembelian (PO ) sebelum memberikan pembayaran kepada penjual barang.
Fitur GRN
Dalam organisasi manufaktur dan jenis lainnya, di mana proses organisasi mencakup pengangkutan barang dari satu tempat ke tempat lain atau pengangkutan dari pasar luar ke gudang, catatan penerimaan barang memainkan peran yang sangat penting. Terkadang, waktu pengerjaan bisa lebih lambat dari biasanya, yang bisa dilacak dari nota penerimaan barang.
Salah satu ciri penting dari nota penerimaan barang adalah, ketika barang diangkut ke toko, pengelola toko menjadikan dokumen ini sebagai bukti apakah barang tersebut sesuai dengan kuantitas yang dibutuhkan, apakah jumlah yang diminta seperti yang tertulis dalam catatan. diterima atau tidak. Dengan demikian nota penerimaan barang juga menjadi bukti dan menjadi jejak audit.
Apa yang Harus Disertakan dalam Catatan Penerimaan Barang?
Biasanya, dalam organisasi, pra-cetak catatan penerimaan barang berada di departemen toko. Oleh karena itu, manajemen harus melatih mereka dengan baik tentang apa yang perlu dimasukkan dalam nota penerimaan barang. Berikut adalah daftar hal-hal penting yang akan dimasukkan ke dalam GRN:
- Bagian atas GRN menunjukkan nama pemasok barang.
- Diikuti dengan tanggal dan waktu penerbitan dan tanggal serta waktu penerimaan barang departemen toko.
- Alamat yang benar dari tempat barang akan diangkut dan di mana barang akan dikirim bersama dengan kode PIN yang tepat.
- Deskripsi barang yang diangkut dan jumlah setiap jenis produk, tarif, dan harga barang.
- Akhir GRN dilakukan dengan tanda tangan dan nama personel yang berwenang dari pemasok dan manajer toko serta petugas yang seharusnya menerima barang.
Proses GRN
Berikut adalah proses GRN:
- Penerimaan faktur dan challan serta pembongkaran barang ke toko.
- Verifikasi fisik jumlah barang yang diterima beserta deskripsi barang.
- Jika barang disengketakan atau jumlahnya terbatas, pemasok dihubungi untuk menanyakan kekurangannya.
- Setelah kuantitas dicek, dilakukan uji kualitas.
- Pengakuan harus dibuat oleh challan dan dikirim ke pemasok.
- Setelah langkah di atas, departemen penerima akan menyiapkan GRN dalam 5 rangkap. Asli untuk mereka, dan sisanya untuk departemen pembelian, departemen akun, satu untuk manajer toko, dan satu untuk orang yang membuat daftar permintaan pembelian.
- Berdasarkan itu, entri dibuat ke buku besar toko.
Pentingnya
- Untuk departemen akun mana pun, catatan penerimaan barang adalah dokumen penting karena berfungsi untuk tujuan prinsip objektivitas akuntansi. Setiap entri dalam pembukuan akun wajib didukung dengan bukti dalam bentuk dokumenter.
- Selanjutnya, sebelum melakukan pembayaran produk ke penjual, barang diverifikasi dengan GRN. Juga, dalam sebuah organisasi, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dan penipuan, orang lain harus memeriksa pekerjaan satu orang, dan satu orang tidak terlibat dalam lebih dari 1 proses berkelanjutan. Karenanya karena GRN, pekerjaan organisasi diinspeksi oleh orang yang berbeda.
- Karena jumlah fisik barang sebenarnya diperiksa dengan nota penerimaan barang, pembayaran hanya dilakukan untuk barang yang benar-benar diterima. Oleh karena itu, pembayaran yang salah dihindari.
- Dokumen ini juga menempatkan peran penting di pemasok. Pemasok dapat membuktikan dengan bantuan GRN bahwa barang telah dikirim dari ujungnya karena GRN adalah dokumen resmi resmi dan dapat diterima sebagai bukti di pengadilan.
Barang Diterima Catatan vs Barang Pengiriman Catatan
Berikut ini adalah perbedaan antara Nota Penerimaan Barang dan Nota Pengiriman Barang:
- Departemen pengiriman pemasok menaikkan Pengiriman Barang (GDN) sementara departemen penerima pembeli menyiapkan Catatan Diterima Barang.
- Tanpa GDN yang ditingkatkan, departemen akun pemasok tidak dapat menaikkan faktur sementara, tanpa GRN, departemen pembeli tidak dapat melakukan pembayaran atau entri dalam pembukuan.
Manfaat
Berikut ini adalah manfaat barang nota yang diterima:
- Ini berfungsi sebagai bukti bagi auditor dan karenanya dimasukkan dalam prosedur jejak audit.
- GRN menunjukkan jumlah aktual yang diterima, dan karenanya hilangnya pembayaran yang lebih tinggi kepada pemasok dapat dideteksi.
- Ini adalah bukti pengiriman. Ini adalah dokumen yang memiliki kekuatan hukum dan dapat diajukan ke pengadilan.
- Personel tim logistik menjadi bertanggung jawab jika terjadi kesalahan atau penipuan karena kuantitas harus selalu sesuai dengan kuantitas GRN. Rasa tanggung jawab dan kewaspadaan tercipta di antara tim.
- Departemen keuangan dari perusahaan yang lebih besar dapat menggunakan dokumen ini untuk tujuan perbandingan tentang berapa banyak jumlah barang yang dipesan dan berapa banyak yang sebenarnya telah diterima dan dimasukkan ke dalam pembukuan.
Kesimpulan
GRN adalah singkatan barang menerima nota. Sesuai dengan namanya, barang menerima nota konfirmasi penerimaan barang oleh pemesan atau pembeli dari penjual, yang diisi oleh pembeli pada saat barang benar-benar diterima. Ini adalah dokumen resmi resmi dan dapat diterima sebagai bukti di pengadilan.
